Travailler avec le Programme des services aux événements internationaux et aux congrès

• Contact initial
• Processus de reconnaissance
• Lettre de reconnaissance

Contact initial

Une fois que vous avez décidé du lieu de la tenue de votre événement au Canada, vous ou votre représentant délégué pouvez commencer à prendre des dispositions auprès du Programme des services aux événements internationaux et aux congrès (PSEIC) de l'ASFC pour assurer le traitement sans problème des marchandises et des délégués franchissant la frontière canadienne.

Renseignements à fournir

Vous devez communiquer avec le coordonnateur régional du PSEIC au bureau de l'ASFC le plus proche de l'endroit où se tiendra votre événement pour fournir les renseignements détaillés suivants :

• le moment et l'endroit où l'événement aura lieu;
• le nombre de participants, tant canadiens qu'étrangers, que vous attendez;
• le nom de la personne qui sera sur place et responsable du traitement de tout document de l'ASFC nécessaire à l'arrivée des marchandises au Canada (il peut s'agir de l'organisateur de l'événement ou d'un de vos employés, d'un courtier en douane ou d'un représentant délégué non rémunéré);
• une liste des marchandises que vous projetez d'importer au Canada, leur origine et leur utilisation prévue, ainsi que les renseignements détaillés sur la date, l'endroit et les modalités de l'arrivée des marchandises.

N'oubliez pas d'indiquer ce qui suit :

• toutes les marchandises contrôlées qui seront importées;
• si des marchandises seront vendues ou données à l'événement;
• si vous voulez bénéficier des privilèges de dédouanement sur place;
• si vous désirez obtenir des renseignements sur l'admissibilité des marchandises en franchise de droits et/ou sur les dispositions qui pourraient permettre d'accorder une exonération complète ou partielle de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée.

Délai d'envoi

En vertu du PSEIC, il faut compter de 15 à 30 jours ouvrables pour traiter une demande de « reconnaissance » et pour répondre aux demandes de renseignements sur les exigences du gouvernement du Canada relatives à un événement. Pour déterminer les exigences préalables, le PSEIC tient comte de divers facteurs, tels que l'envergure et la logistique, les exigences en matière de visas et de permis d'importation ou d'exportation, ainsi que la charge de travail au niveau régional.

Processus de reconnaissance

Le but du PSEIC est de simplifier le processus d'importation pour les congrès d'organismes étrangers, les congrès à teneur étrangère d'organismes nationaux, les expositions, les réunions, les foires commerciales et divers types d'événements tenus au Canada en faisant part des exigences frontalières de l'ASFC aux clients avant la tenue de l'événement. Ce processus est appelé le processus de « reconnaissance ».

Après avoir examiné les renseignements détaillés sur l'événement contenus dans votre demande initiale, le PSEIC établit :

• si votre événement est visé par les lignes directrices du PSEIC sur le secteur des événements internationaux ou des congrès;
• les privilèges de toute remise de droits applicables aux marchandises que vous avez l'intention d'importer au Canada;
• si le service de dédouanement sur place peut être offert à votre événement;
• les exigences de tout autre ministère qu'il faut respecter.

Le coordonnateur régional du PSEIC enverra alors une lettre de reconnaissance qui explique toutes les exigences frontalières du Canada en fonction des renseignements que vous, votre coordonnateur d'événement ou un représentant aurez fournis.

Lettre de reconnaissance

La lettre de reconnaissance décrit les procédures frontalières de l'ASFC ou toute exigence à prévoir d'un autre ministère gouvernemental et confirme les services particuliers que le PSEIC peut fournir à l'événement, par exemple :

• autoriser les privilèges de dédouanement sur place;
• déterminer les conditions de dédouanement après les heures d'ouverture et les frais de service spéciaux de l'ASFC qui peuvent s'appliquer;
• déterminer les procédures frontalières pertinentes et les traitements tarifaires applicables à l'importation des marchandises que vous planifiez d'importer pour l'événement;
• identifier les privilèges d'entrepôt de stockage;
• fournir les renseignements sur les exigences de Citoyenneté et Immigration Canada;
• déterminer si une lettre d'introduction du conférencier est nécessaire.

Utilisation de la lettre de reconnaissance

La lettre de reconnaissance sert de lettre d'introduction pour votre événement et doit être remise aux fonctionnaires de l'ASFC au moment de l'entrée au Canada lorsque des personnes ou des conférenciers devant participer à l'événement ainsi que des marchandises entrent temporairement au Canada.

Pour assurer un processus d'entrée sans problème, un exemplaire de la lettre de reconnaissance doit être distribué comme suit :

• le coordonnateur de l'événement ou le courtier doivent transmettre un exemplaire aux participants, aux exposants, aux délégués et aux conférenciers invités afin qu'ils puissent le présenter à l'agent de l'ASFC à leur arrivée au Canada;
• un exemplaire doit être joint à toute expédition de marchandises commerciales destinée à l'événement;
• un exemplaire doit être transmis au représentant désigné ou au courtier en douane, selon le cas.