Vérification du processus de paiement des relevés de compte K84

Rapport final
Juillet 2010

Table des matières

• Sommaire
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Évaluation des risques
  • 1.3 Objectif et étendue de la vérification
  • 1.4 Stratégie et méthodes
  • 1.5 Critères de vérification
  • 1.6 Énoncé d'assurance
• 2.0 Opinion de la vérification
• 3.0 Constatations, recommandations et plans d'action
  • 3.1 Politiques et procédures
  • 3.2 Conformité
• Annexe A – Graphique d'acheminement du processus de paiement des K84
• Annexe B – Critères de vérification
• Annexe C – Sommaire des résultats des tests
• Annexe D – Liste des sigles

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Sommaire

Contexte

Une des principales priorités de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) consiste à percevoir les taxes et les droits auprès des importateurs. La perception des droits et des taxes par l'ASFC se fait en vertu de l'article 32 de la Loi sur les douanes, qui stipule que les importateurs doivent déclarer en détail leurs marchandises et payer les droits et taxes dus avant que la mainlevée puisse être accordée aux marchandises importées. L'ASFC a perçu des droits et taxes d'une valeur de 22,6 milliards de dollars en 2008-2009 dans ses quatre principaux secteurs de recettes : filière des voyageurs, mode postal, secteur commercial et Programme d'autocotisation des douanes. La filière commerciale utilise les relevés de compte K84; ce secteur représente environ 80 % du total des recettes perçues. Le Programme d'autocotisation des douanes utilise un processus et un relevé de compte différents.

Le Comité de vérification a approuvé une vérification du processus de paiement des relevés de compte K84 dans le cadre du Plan de vérification triennal axé sur les risques pour les exercices 2009-2010 à 2011-2012. La vérification a eu lieu d'octobre à décembre 2009.

Objectif et étendue

La vérification avait pour objectif de donner une assurance portant sur l'efficacité et la fiabilité du processus de paiement des relevés de compte K84. L'étendue de la vérification visait le processus de paiement des K84 à partir du moment où les marchandises sont importées en utilisant des numéros de compte-garantie jusqu'au moment où le paiement est effectué ou qu'une facture est envoyée au recouvrement. Elle ne comprenait pas les évaluations de la provenance des recettes et des comptes débiteurs, qui feront l'objet de vérifications futures. La vérification portait sur un échantillon au hasard de paiements effectués sur une période de trois mois. Trois régions ont fait l'objet de visites durant la vérification : Québec, Grand Toronto et Windsor–St. Clair, étant donné qu'elles ont le plus grand nombre de transactions.

Énoncé d'assurance

La mission de vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Opinion de la vérification

La vérification a permis de constater qu'il y avait des lacunes mineures en ce qui concerne l'efficacité et la fiabilité du processus de paiement des relevés de compte K84. Les vérificateurs ont relevé certains problèmes de contrôle sur lesquels la direction devra se pencher afin de minimiser l'exposition aux risques financiers et d'obtenir une assurance raisonnable concernant le processus de paiement des K84. Cela comprend la responsabilisation du processus de paiement dans les bureaux des régions et de l'Administration centrale, la mise à jour des politiques et des procédures et le contrôle permanent du processus de paiement des K84.

Observations principales

Les politiques et procédures pour le traitement des relevés de compte K84 faisaient partie du Manuel de Contrôle – Volume des finances. D'autres détails sur la procédure se trouvaient dans le Mémorandum R17-1-5. Cependant, ce mémorandum n'était pas utilisé dans toutes les régions visitées. De plus, certaines divergences dans les procédures existantes ont été repérées, y compris le rapprochement mensuel des relevés de compte K84 des paiements reçus aux montants impayés; le processus de transmission des factures et des reçus au recouvrement; le contrôle; et le rapprochement quotidien devant être effectué dans chaque bureau pour faire état des déficits et des paiements reçus pour le compte d'autres bureaux (excédents).

Les exercices de revue et les tests portant sur l'efficacité des politiques et procédures existantes ont eu des résultats discutables. Une des trois régions visitées s'était généralement conformée aux politiques et procédures. Dans les deux autres régions, la vérification a permis de repérer des divergences. Cela comprend la rapidité d'émission des factures de fin de mois (formulaire K23) et l'intégralité des documents en dossier en ce qui a trait aux registres tenus pour enregistrer les montants impayés.

Recommandations

La vérification a recommandé ce qui suit à la direction :

• mettre à jour et communiquer les politiques et les procédures, y compris expliquer la responsabilisation des régions et de l'Administration centrale;
• élaborer et mettre en œuvre un processus de contrôle de la conformité;
• prendre des mesures afin de s'assurer qu'un écart en octobre 2009 dans les montants impayés a été réglé dans une région particulière et que le rapprochement des paiements reçus et des montants impayés a lieu sur une base de permanence.

Réponse de la direction

Les constatations de la vérification identifient le besoin d'ajustements afin de minimiser le risque et d'assurer que les rôles et les responsabilités sont définis comme il se doit. Les observations, les commentaires et les recommandations dans le rapport de vérification sont raisonnables et justes. Les recommandations et les plans d'action de la direction proposés sont précisés en détail dans le rapport de vérification.

1.0 Introduction

1.1 Contexte

Une des principales priorités de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) consiste à percevoir les taxes et les droits auprès des importateurs. La perception des droits et des taxes par l'ASFC se fait en vertu de l'article 32 de la Loi sur les douanes, qui stipule que les importateurs doivent déclarer en détail leurs marchandises et payer les droits et taxes dus avant que la mainlevée puisse être accordée aux marchandises importées. L'ASFC a perçu des droits et taxes d'une valeur de 22,6 milliards de dollars en 2008-2009 dans ses quatre principaux secteurs de recettes : filière des voyageurs, mode postal, secteur commercial et Programme d'autocotisation des douanes. La filière commerciale utilise les relevés de compte K84; ce secteur représente environ 80 % du total des recettes perçues. Le Programme d'autocotisation des douanes utilise un processus et un relevé de compte différents.

L'objectif du processus de paiement des K84 consiste à signaler avec précision les renseignements de déclaration en détail et la responsabilité financière des détenteurs de compte-garantie (importateurs) à l'ASFC. Le processus de paiement des K84 comprend quatre activités principales : l'importation de marchandises par les détenteurs de compte-garantie, l'émission de relevés de compte quotidiens et mensuels (K84), le paiement par les détenteurs de compte-garantie (émission d'un reçu – K21), le non-paiement par les détenteurs de compte-garantie (émission d'une facture – K23). Veuillez consulter l'annexe A pour obtenir une description complète du processus de paiement des relevés de compte K84.

À l'époque où la vérification a eu lieu, les directions générales du contrôle, des programmes (auparavant la Direction générale de l'admissibilité) et des opérations jouaient un rôle dans le processus de paiement des K84. La Direction générale du contrôle était responsable des politiques relatives au traitement des relevés de compte K84 et des paiements et à la déclaration des recettes. La Direction générale de l'admissibilité était tenue d'appuyer la Direction générale du contrôle durant la transition et le transfert des connaissances relatives au processus des recettes, compte tenu de ses connaissances et de ses responsabilités relatives aux programmes commerciaux de l'Agence. La Direction générale des opérations avait la responsabilité de mettre en œuvre les politiques et procédures.

Même si aucune vérification précédente du processus de paiement des K84 n'a eu lieu, une vérification de la gestion de la trésorerie a été effectuée en 2006. Elle a permis de constater qu'un cadre de contrôle était en place pour la gestion de la trésorerie, mais qu'il y avait un manque de respect des politiques et des procédures et qu'il y avait des points faibles en ce qui a trait à la supervision, à la répartition des tâches, à la protection des actifs monétaires et à la surveillance.

Le Comité de vérification a approuvé une vérification du processus de paiement des relevés de compte K84 dans le cadre du Plan de vérification triennal axé sur les risques pour les exercices 2009-2010 à 2011-2012. La vérification a eu lieu d'octobre à décembre 2009.

1.2 Évaluation des risques

Une évaluation préliminaire des risques, effectuée durant la phase de planification, a permis d'identifier les secteurs de risque clés suivants pour le processus de paiement des K84 :

Rôles et responsabilités

Les rôles et responsabilités peuvent ne pas avoir été compris ou communiqués aux employés pour le processus de paiement des K84. Les employés pourraient ne pas avoir les connaissances et les capacités nécessaires pour assumer leurs responsabilités.

Politiques, directives et procédures

Les politiques, procédures et directives permettant de communiquer l'orientation, les normes et la structure dans le cadre des activités relatives aux K84 pourraient ne pas être claires.

Processus opérationnels et contrôles internes

Les contrôles internes pour les activités liées aux K84 pourraient ne pas avoir été déterminés et testés pour en déterminer l'efficacité opérationnelle et les procédures de paiement K84 pourraient ne pas avoir été appliquées correctement pour faire en sorte que le processus manuel lié aux K84 soit correctement contrôlé.

Le système d'évaluation de la provenance des recettes et le système de recouvrement ne sont pas intégrés et les renseignements communiqués entre les deux systèmes peuvent ne pas être correctement contrôlés.

Surveillance

Les procédures de surveillance pour le processus lié aux K84 et la déclaration en détail pourraient ne pas avoir été menées à bien et documentées pour assurer : la conformité, la fiabilité des données, la détermination des problèmes et les mesures correctives et de suivi.

1.3 Objectif et étendue de la vérification

La présente vérification a pour objectif de donner une assurance sur l'efficacité et la fiabilité du processus de paiement des relevés de compte K84.

L'étendue de la vérification comprenait le processus de paiement des K84 à partir du moment où les marchandises sont importées en utilisant les numéros compte-garantie jusqu'au moment où le paiement est effectué ou qu'une facture est envoyée au recouvrement. Elle portait sur un échantillon au hasard de paiements effectués sur une période de trois mois. Trois régions ont fait l'objet de visites durant la vérification : Québec, Grand Toronto et Windsor–St. Clair. Il s'agit des régions avec le plus grand nombre de transactions, soit un total de 13,2 milliards de dollars perçus pour l'ensemble des recettes.

Les droits et taxes tirés de la déclaration en détail des marchandises importées et de la comptabilisation des formulaires K84 représentent environ 80 % de tous les droits et taxes perçus par l'ASFC.

Les comptes débiteurs et les évaluations de la provenance des recettes feront l'objet de vérifications futures; par conséquent, ils n'étaient pas visés par cette vérification. Le dépôt d'espèces est exclu de cette vérification, étant donné qu'il était inclus dans la vérification de la gestion de la trésorerie effectuée en 2006.

1.4 Stratégie et méthodes

La stratégie suivante a été utilisée pour procéder à la vérification :

• Revoir le Volume des finances sur l'intranet de l'ASFC, bulletins, notes de service, directives et autres documents pertinents sur le processus de paiement et la responsabilisation liés aux K84;
• Procéder à des entrevues avec les directions générales du contrôle, des opérations et de l'admissibilité quant à leurs rôles et responsabilités et à la surveillance du processus de paiement et de la responsabilisation liés aux K84;
• Procéder à l'entrevue des gestionnaires régionaux, des agents régionaux des finances, des gestionnaires de centre de responsabilité et du personnel;
• Sélectionner et revoir un échantillon aléatoire de paiements des K84 de juin à août 2009, tirés d'une liste de numéros compte-garantie sélectionnés au hasard à partir du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC);
• Examiner les paiements des K84 de juin à août 2009, à partir d'un échantillonnage, afin d'évaluer la conformité, la précision et l'intégralité des transactions K84, des reçus de caisse (formulaire K21) et des factures (formulaire K23). Cet échantillon a été prélevé durant les visites sur place;
• Examiner la surveillance et le rapprochement des K84 impayés à la fin de chaque mois, à partir d'un échantillonnage, afin de vérifier l'intégralité du processus de paiement des K84;
• Évaluer les activités de contrôle relatives au processus de paiement des K84 afin de déterminer si elles sont appropriées.

1.5 Critères de vérification

Les critères de vérification utilisés dans le cadre de cette vérification sont résumés à l'annexe B.

1.6 Énoncé d'assurance

La mission de la vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

2.0 Opinion de la vérification

La vérification a permis de constater qu'il y avait des lacunes mineures en ce qui concerne l'efficacité et la fiabilité du processus de paiement des relevés de compte K84. Les vérificateurs ont relevé certains problèmes de contrôle sur lesquels la direction devra se pencher afin de minimiser l'exposition aux risques financiers et d'obtenir une assurance raisonnable concernant le processus de paiement des K84. Cela comprend la responsabilisation du processus de paiement dans les bureaux des régions et de l'Administration centrale, la mise à jour des politiques et des procédures et le contrôle permanent du processus de paiement des K84.

3.0 Constatations, recommandations et plans d'action

3.1 Politiques et procédures

Les politiques et procédures régissant le processus lié aux K84 constituent un moyen de contrôle clé puisqu'elles devraient expliquer aux intervenants la façon dont fonctionne ce processus. Les politiques et procédures devraient être raisonnablement détaillées, disponibles et comprises par les divers intervenants qui participent au processus de paiement des K84. Elles devraient expliquer clairement les responsabilisations, les rôles et les responsabilités, et comprendre suffisamment de procédures pour le processus de paiement des K84, afin que la direction soit assurée de façon raisonnable que l'Agence rend compte de tous les droits et les taxes qui sont dus ou payés.

La vérification a permis de procéder à des entrevues des membres de la direction et du personnel dans les régions et à l'Administration centrale, de procéder à des tests par échantillonnage et d'examiner les politiques et procédures applicables afin d'évaluer si les politiques et les procédures étaient complètes et comprises par les personnes participant au processus de paiement des K84.

Les politiques et procédures sur le traitement et la comptabilisation des relevés de compte K84 mensuels faisaient partie du Manuel de Contrôle – Volume des finances, qui était à la disposition de l'ensemble du personnel. Le Volume des finances comprend, par exemple, les procédures sur la façon de traiter les paiements reçus. Il a été mis à jour en 2006 afin de remplacer le Mémorandum R17-1-5. Cependant, le Mémorandum R17-1-5 était toujours utilisé dans plusieurs régions, car il est plus clair et détaillé que le Volume des finances. Par exemple, le Volume des finances ne précise pas la façon dont les déficits et les excédents sont comptabilisés et rapprochés sur une base quotidienne. Les politiques et procédures dans le Volume des finances avaient pour but de fournir une orientation sur la partie paiement/dépôt au comptant du processus lié aux K84 qui figurait dans le Mémorandum R17-1-5.

La vérification a aussi permis de repérer les divergences suivantes dans les procédures existantes :

• Rapprochement mensuel des relevés de compte K84 des paiements reçus et de la confirmation des droits et taxes en instance de paiement. Les procédures documentées sont un moyen de contrôle pour s'assurer que tous les droits et taxes en instance de paiement sont enregistrés sur le relevé de compte mensuel.
• Processus permettant de transmettre les factures et reçus aux services de recouvrement de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de décider quels documents devraient être conservés comme éléments probants à des fins de contrôle. Sans une piste de vérification appropriée pour les reçus et les factures envoyés à l'ARC, il n'y a aucune assurance que tous les renseignements sont envoyés au recouvrement. Il est à noter que l'ARC a régulièrement communiqué avec les régions afin de concorder les factures reçues avec les paiements K84 dûs.
• Rapprochement quotidien des excédents et des déficits pour chaque bureau. Cela permet de faire le rapprochement des excédents et des déficits quotidiens lorsqu'un paiement est fait dans un bureau autre que le bureau désigné pour le titulaire du compte. Consultez la section 3.2 pour plus de détails sur cette procédure.
• Les procédures devraient décrire le processus de contrôle pour l'Administration centrale et les régions, préciser qui devrait faire le contrôle et comment ce contrôle devrait être effectué et indiquer qui devrait recevoir les rapports.

Dans les entrevues avec les membres de la direction et du personnel dans les régions et à l'Administration centrale, il a été constaté que la responsabilisation globale relative au processus de paiement des K84 n'était pas claire. La situation était la même au niveau national et au niveau régional. Cela signifie que le processus lié aux K84 fonctionnait sans la surveillance appropriée et que la direction n'était pas suffisamment assurée que le processus fonctionnait efficacement. En 2007, la rédaction d'un protocole d'entente visant à éclaircir les rôles et responsabilités de chaque direction générale, soit Contrôle et Programmes (auparavant Admissibilité), a été tentée mais n'a jamais été finalisée. Les directions générales du contrôle et des programmes sont d'avis qu'elles ne sont responsables que d'une partie du processus de paiement des K84. Les régions ont confirmé que personne n'était responsable, au niveau régional, pour l'ensemble du processus de paiement des K84. De plus, la responsabilité du contrôle du processus de paiement des K84 pour les paiements effectués après la date d'échéance (la fin du processus de paiement des K84) n'était pas définie, et le contrôle n'a donc pas été effectué par les régions ou l'Administration centrale. En 2006, le contrôle a aussi été jugé être un problème durant la vérification de la gestion de la trésorerie. Le plan d'action de la direction comprenait l'élaboration d'un cadre de responsabilisation de la gestion de la trésorerie pour mars 2010. La vérification a permis d'examiner l'ébauche du cadre; cependant, elle n'incluait pas le contrôle de la fin du processus de paiement des K84 (paiements effectués après la date d'échéance).

Après avoir effectué la vérification, les vérificateurs ont été informés que la Direction générale du contrôle était déterminée à être le bureau de première responsabilité pour le processus de contrôle et de rapprochement des K84.

Les politiques et procédures peuvent être efficaces pour communiquer au personnel les attentes de la direction. Sans des politiques et procédures bien définies pour le processus de paiement des K84, le personnel pourrait ne pas connaître les étapes essentielles du processus et commencer à adapter des processus qui pourraient ne pas être nécessairement efficaces. Dans le cas du processus de paiement des K84, l'Agence pourrait courir des risques financiers.

Recommandation

1. Le vice-président de la Direction générale du contrôle, en collaboration avec les directions générales des programmes et des opérations, devrait mettre à jour et communiquer la politique et les procédures afin de traiter les divergences repérées et d'expliquer la responsabilisation et les rôles et les responsabilités relatifs au processus de paiement des relevés de compte K84.

Plan d'action de la direction nº1	Date d'achèvement
La Division de la gestion des recettes (DGR) de la Direction générale du contrôle examine et révise présentement les chapitres 1 et 10 du Manuel de Contrôle – Volume des finances. Ces chapitres contiennent les politiques et les procédures liées à la réception, au traitement et au dépôt des droits de douane et des taxes. Les divergences identifiées dans les procédures existantes, y compris le besoin de clarifier les rôles et responsabilités, seront étudiées et corrigées dans la version révisée. La DGR prévoit réviser les chapitres du Manuel de Contrôle d'ici la fin de septembre 2010.	septembre 2010
De plus, la DGR élabore un document-outil pour les caissiers afin de préciser les procédures de la réception et de l'enregistrement des fonds aux points d'entrée (PDE). Ce document sera une source définitive des procédures pour les caissiers. La Direction générale du contrôle collaborera avec les directions générales des programmes et des opérations afin d'établir ces procédures. Nous aurons besoin de leur avis en plus de leur coordination pour la distribution du document aux PDE. La publication de l'Outil des caissiers est prévue pour la fin de septembre 2010. La Direction générale du contrôle coordonnera les changements avec la Direction générale des programmes afin d'assurer que les sections pertinentes du Mémorandum-R applicables (R17 1 5) sont mises à jour et distribuées dans toutes les régions et les PDE. Ceci sera fait afin d'assurer l'uniformité parmi tous les documents de procédure. Certains PDE se fient sur le Mémorandum-R au lieu du Volume des finances du Manuel de Contrôle. La mise à jour du Mémorandum-R devrait coïncider avec celle du Manuel de Contrôle.	septembre 2010
La Direction générale du contrôle discutera avec les directions générales des programmes et des opérations afin de trouver la meilleure méthode pour donner une formation sur les nouvelles procédures. Un plan de formation et de communication sera établi au cours des trois prochains mois (fin décembre 2010). La Direction générale du contrôle a précisé la responsabilité pour le processus de paiement des K84 avec à la fois la Direction générale des programmes et la Direction générale des opérations. La Division de la gestion des recettes est le point de contact principal pour le processus de paiement. En ce moment, les membres du personnel régional des finances procèdent à une évaluation de la provenance des recettes pour assurer le traitement adéquat des dépôts. La conformité aux politiques et aux procédures fait partie de cette évaluation. Les membres du personnel régional des finances envoient des copies de ces rapports à la direction du PDE, au directeur général de la région ainsi qu'à l'Administration centrale, soit à la Division de la gestion des recettes, Direction générale du contrôle, et à la Division de la performance opérationnelle, Direction générale des opérations.	décembre 2010

3.2 Conformité

La direction à l'Administration centrale a pour rôle d'établir les politiques et procédures pour la mise en œuvre par les régions. Les membres du personnel et de la direction dans les régions sont tenus de se conformer aux politiques et aux procédures existantes pour le processus de paiement des K84. Même si plusieurs divergences ont été signalées dans les politiques et procédures (voir la section 3.1 précédente), la conformité aux politiques et aux procédures décrites dans le Manuel de Contrôle permettront de s'assurer que la plupart des contrôles sont appliqués de manière cohérente durant le processus de paiement des K84.

En ce qui a trait à la conformité, trois secteurs de contrôle ont fait l'objet de tests : les relevés de compte K84, le processus de comptabilisation des excédents et des déficits quotidiens et le processus de rapprochement de fin de mois des paiements reçus et des dépôts en espèces.

En ce qui a trait aux relevés de compte K84, ils sont produits à la fin de chaque mois pour les détenteurs de compte-garantie. Si un titulaire effectue un paiement, un reçu (K21) est émis. Si un paiement n'est pas fait ou est effectué partiellement à la date d'échéance, une facture (K23) est envoyée au détenteur, un déficit est consigné dans le registre et une copie est envoyée à l'ARC aux fins de recouvrement six jours après la date d'échéance.

Quant au processus de comptabilisation des excédents et des déficits quotidiens, si le détenteur fait un paiement à un autre bureau, le bureau receveur doit préparer un rapport d'excédent (F88); consigner le paiement comme un excédent dans son registre des excédents/déficits; et télécopier le reçu (K21) au bureau qui a émis le relevé mensuel. Le bureau qui a émis le relevé mensuel doit alors consigner le paiement afin de compenser le déficit précédent dans le registre des excédents/déficits afin de faire en sorte que tous les paiements aient été enregistrés. Un rapprochement quotidien des registres devrait être envoyé à l'Administration centrale, conformément au cadre de gestion de la trésorerie afin qu'elle utilise les résultats pour faire le rapprochement des dépôts bancaires.

À la fin de chaque mois, les bureaux devraient faire le rapprochement des paiements reçus et des dépôts en espèces conformément au cadre de gestion de la trésorerie. Il s'agit d'un contrôle qui permet de s'assurer que toutes les espèces reçues ont été déposées.

Afin de tester l'observation, la vérification a procédé à une révision dans les trois régions visitées et examiné un échantillon de 240 transactions K84 (80 transactions de chaque région) d'une valeur estimée à 1,7 milliard de dollars, et un échantillonnage à l'échelle nationale de 50 transactions de numéros compte-garantie d'une valeur estimée à 886 millions de dollars a été prélevé afin de confirmer que le relevé de compte K84 a été généré. Les résultats de ces tests figurent à l'annexe C.

En ce qui touche le processus pour les relevés de compte K84, une région s'est totalement conformée aux procédures existantes et, dans toutes les régions, la vérification a permis de constater que les relevés de compte K84 étaient complets et que les paiements effectués à la date d'échéance ou avant cette date étaient justifiés par des preuves de paiement. Dans les deux autres régions, les problèmes suivants ont été notés : preuve de paiement du courtier acceptée au lieu de la preuve du bureau receveur (test nº4); pas de rapport d'excédent rempli pour les paiements reçus pour d'autres bureaux (test nº9); confirmation de l'envoi de factures (K23) au recouvrement (test nº7); et factures (K23) non préparées en temps opportun (test nº11). De plus, une région ne traitait pas les relevés de compte K84 en temps opportun, étant donné que les relevés doivent être produits et émis au plus tard à la fin du mois.

Quant au processus de comptabilisation des excédents et déficits quotidiens, la même région que celle susmentionnée s'était totalement conformée aux procédures existantes. Dans les autres régions, les registres permettant de consigner les excédents et les déficits n'avaient pas été remplis correctement et n'avaient pas fait l'objet de rapprochements (tests n^os 24, 25 et 26). De plus, il n'y avait aucune confirmation en dossier que des factures et des reçus avaient été envoyés au recouvrement de l'ARC relativement aux excédents et aux déficits (tests n^os 20 et 23).

La vérification a permis de constater que les trois régions s'étaient conformées au processus de rapprochement de fin de mois. Il y avait un rapprochement des sommes reçues et des dépôts bancaires et des données dans le système. La Direction générale du contrôle a mis en place un examen de la gestion de la trésorerie en ce qui a trait à la réception et au dépôt des fonds publics. Cet examen délègue aux régions la responsabilité de procéder à des examens de la gestion de la trésorerie, conformément aux listes de contrôle dans le Manuel de Contrôle – Volume des finances.

Les entrevues ont indiqué que le non-respect de la politique et des procédures était dû au fait que le personnel régional ne les comprenait pas toujours et qu'elles n'étaient pas toujours disponibles. De plus, aucun contrôle ou suivi n'a été effectué au niveau des régions ou de l'Administration centrale pour vérifier le processus de paiement des K84. La surveillance est un contrôle fondamental de base et les processus des programmes devraient être contrôlés régulièrement et les résultats signalés au niveau de gestion approprié pour s'assurer qu'ils sont conformes aux politiques et aux procédures.

De plus, les contrôles par sondages comprenaient un rapprochement des factures (K23) et des reçus (K21) par rapport aux relevés de compte K84 pour les mois de septembre et d'octobre 2009, pour les trois régions. Aucun problème n'a été constaté dans deux régions. Dans la troisième région, le premier mois a fait l'objet d'un rapprochement et la vérification a permis de constater un écart de 1,2 million de dollars en octobre.

À la fin du mois, le surintendant de la caisse aurait dû transmettre les relevés de compte K84 partiellement payés ou impayés avec le rapprochement du courtier au caissier qui, à son tour, aurait dû contacter les clients et traiter les factures en instance (K23). Les superviseurs de la région n'ont pas conservé un dossier sur les renseignements qui ont été donnés aux caissiers et aucun rapprochement de l'ensemble des factures (K23) et des reçus (K21) n'a été fait par le superviseur ou le caissier par rapport au total des droits dus (K84). Par conséquent, la région n'a pas déclaré tous les montants facturés ou payés après la date d'échéance et les sommes dues n'ont pu être déterminées avec certitude. Une fois la vérification effectuée, la région a déclaré qu'elle avait modifié son processus et que le rapprochement avait lieu.

Des pratiques exemplaires ont été constatées dans une région, étant donné que cette région produit deux rapprochements mensuels pour l'Unité des comptes-garanties à l'Administration centrale, y compris une feuille de calcul des droits, taxes et pénalités dus par les importateurs, ainsi qu'une feuille de calcul des chèques sans provision reçus des importateurs. Ces feuilles de calcul ont permis à la région de faire le suivi de tous les paiements des relevés de compte K84, y compris ceux faits après la date d'échéance.

Recommandations

2. Le vice-président de la Direction générale du contrôle, en collaboration avec les directions générales des programmes et des opérations, devrait élaborer et mettre en œuvre un processus de contrôle de la conformité à la politique et aux procédures dans les régions et à l'Administration centrale.

Plan d'action de la direction nº2	Date d'achèvement
À la suite de la vérification de la gestion de la trésorerie, la Division de la gestion des recettes (DGR) a mis en œuvre un processus d'examen de la gestion de la trésorerie en automne 2009. Ce processus examine la gestion et le dépôt des recettes dans chaque point d'entrée (PDE) trimestriellement, annuellement ou trois fois l'an. La fréquence est déterminée en se basant sur le montant de recettes recouvré à chaque bureau. Les régions effectuent ces examens et font suivre les résultats et les plans de correction à la DGR, Direction générale du contrôle, et à la Division de la performance opérationnelle, Direction générale des opérations. Afin de s'assurer que la recommandation précitée de cette vérification et que les changements dans les procédures sont suivis, les listes de contrôle de l'examen de la gestion de la trésorerie comprendront un contrôle supplémentaire pour s'assurer que le total des relevés mensuels des clients (K84) équivaut au total des reçus des clients (K21), additionné au total des relevés mensuels impayés ou partiellement payés (factures des comptes débiteurs K23) et au total du rapport des excédents/déficits (F88). Les listes de contrôle de l'examen de la gestion de la trésorerie sera modifiée dans les trois prochains mois (fin décembre 2010).	décembre 2010
La capacité de surveiller la réception et l'enregistrement des recettes sera améliorée avec la mise en œuvre du grand livre auxiliaire des comptes débiteurs dans l'exercice 2012-2013. Le projet du grand livre auxiliaire des comptes débiteurs permettra d'avoir un meilleur accès aux données sur les recettes et les comptes débiteurs. Grâce à ce projet, les membres du personnel des régions et de l'Administration centrale bénéficieront d'un plus grand échantillonnage statistique et pourront assurer une meilleure surveillance. Les mesures visant à corriger les divergences relevées dans le processus actuel seront identifiées et mises en œuvre dans les processus du grand livre auxiliaire des comptes débiteurs.	2012-2013
La Direction générale du contrôle établira et mettra en œuvre un plan de vérification sur l'examen des procédures afin d'assurer la conformité aux politiques et aux procédures. À cette fin, la DGR considère effectuer des visites annuelles sporadiques à des PDE choisis au hasard dans chaque région, afin d'évaluer la conformité aux politiques et aux procédures. Ce plan sera établi en liaison avec la révision des chapitres 1 et 10 du Volume des finances (date d'achèvement : fin septembre 2010).	septembre 2010

3. Le vice-président de la Direction générale du contrôle, en collaboration avec les directions générales des programmes et des opérations, devrait effectuer un suivi auprès de la région concernée pour vérifier si les divergences d'octobre 2009 dans les paiements reçus et dans les montants impayés ont été réglées. Il devrait en outre veiller à ce que le rapprochement se fasse sur une base permanente dans toutes les régions.

Plan d'action de la direction nº3	Date d'achèvement
La Division de la gestion des recettes (DGR) travaille avec la région et le point d'entrée (PDE) concernés depuis décembre 2009 afin de régler les divergences dans les paiements reçus par rapport aux montants impayés qui ont été relevées à la suite de la vérification. La région et le PDE se consultent et collaborent avec la DGR afin de résoudre ce problème. Tel qu'il est indiqué dans le plan d'action de la direction nº 2 ci-dessus, la DGR ajoutera l'exigence que le total des relevés de compte mensuels (K84) corresponde au total des reçus des clients (K21) et au total des factures impayées (K23) dans la liste de contrôle de l'examen de la gestion de la trésorerie. La DGR donnera de la formation, de l'orientation et des conseils. La DGR travaille présentement à aider le PDE à effectuer l'appariement des reçus des clients (K21) et des factures impayées des clients (K23) aux échantillons des relevés de compte mensuels (K84). Nous avons demandé au PDE de nous transmettre les renseignements sur les K10 de la journée sélectionnée et tous les renseignements qui ont été fournis aux vérificateurs. Des rapports du grand livre des recettes et du Système des douanes pour le secteur commercial ont été produits et analysés en liaison avec les données des K84, K23 et K21. La DGR attend la feuille de récapitulation des courtiers (résumé des expéditions qui étaient partiellement payées ou impayées du relevé K84). Cette information sera utilisée pour aider le PDE à déterminer la cause des écarts. La DGR prévoit résoudre ce problème d'ici la fin de septembre.	septembre 2010
Comme indiqué dans le Plan d'action de la direction nº2 ci-dessus, la DGR veillera à ce que l'exigence relativement au rapprochement des relevés mensuels des clients (K84) aux reçus des clients (K21) et aux factures en retard des clients (K23) soit ajoutée à la liste de contrôle de l'examen de la gestion de la trésorerie.	décembre 2010

Annexe A – Graphique d'acheminement du processus de paiement des K84

1. Importation de marchandises par des détenteurs de compte-garantie : Les importateurs et les courtiers peuvent obtenir la mainlevée de marchandises commerciales auprès de l'ASFC en présentant des documents correctement remplis (formulaire B3) ou en transmettant par voie électronique les renseignements de mainlevée à l'Agence au moyen du Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales et les renseignements servant à la déclaration en détail dans le Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC).
2. Émission de relevés de compte quotidiens et mensuels (K84) : La plupart des clients commerciaux bénéficient de privilèges de paiement de « fin de mois » en déposant eux-mêmes une garantie ou en utilisant le compte-garantie d'un courtier. Afin d'aider les clients, les relevés quotidiens et mensuels K84, qui donnent la liste des droits et taxes et d'autres montants exigibles, sont émis pour chaque numéro de compte-garantie. Le relevé K84 mensuel est émis l'avant-dernier jour ouvrable de chaque mois et résume les K84 quotidiens. Le paiement est dû le dernier jour ouvrable du mois.
3. Paiement par les détenteurs de compte-garantie : Les détenteurs de comptes disposent de quatre scénarios pour effectuer les paiements : paiement au complet d'un K84 quotidien ou mensuel, paiement pour des transactions spécifiques, paiements forfaitaires et paiement partiel d'un K84 mensuel. Pour chaque scénario de paiement, des procédures différentes sont appliquées par le caissier de l'ASFC.
4. Non-paiement par des détenteurs de compte-garantie : Si le paiement n'est pas reçu par l'ASFC à la fin du mois, une facture (K23) est émise à l'intention de l'importateur officiel, une copie est envoyée à l'Agence du revenu du Canada (ARC) aux fins de recouvrement et le montant est inscrit dans le Système temporaire de comptes débiteurs. Remarque : Ces factures sont conservées dans le bureau de l'ASFC pendant cinq jours plus la journée en cours, avant d'être envoyées au recouvrement, afin de donner du temps pour les paiements effectués à d'autres bureaux au Canada.

Remarque : Les cases ombragées dans le diagramme suivant signalent les contrôles clés dans le processus.

Annexe B – Critères de vérification

Les critères de vérification utilisés pour la phase de la mission étaient les suivants :

Secteur d'intérêt	Critères de vérification
Conformité des politiques et des procédures	Les procédures régionales sont conformes aux politiques et procédures de l'ASFC pour les paiements des K84. Les rôles et responsabilités sont clairement compris par les membres de la direction, les agents des finances et les employés qui participent au processus de paiement des K84. Le processus de paiement des K84 fait régulièrement l'objet d'un contrôle et les résultats sont documentés.
Processus de paiement des relevés de compte K84	Les paiements pour les relevés de compte K84 sont traités et enregistrés avec précision. Les activités de contrôle pour les paiements des K84 sont exécutées et documentées. Les formulaires K21, Reçu de caisse, sont préparés, contrôlés et traités de façon appropriée pour les paiements de K84 effectués dans chaque compte. Les formulaires K23, Facture, sont préparés, contrôlés et traités de façon appropriée pour chaque montant de K84 impayé ou dû.

Annexe C – Sommaire des résultats des tests

Secteurs de contrôle clés	Conformité (nombre de dossiers concernés)		Pourcentage de conformité
TESTS PAR ÉCHANTILLONNAGE DANS LES RÉGIONS  :	Oui	Non
Relevés mensuels K84
1. Les relevés K84 estampillés « entièrement payé » lorsque le paiement est fait au complet.	168	3	98 %
2. Les relevés K84 estampillés  « partiellement payé » lorsque le paiement est partiel.	24	13	65 %
3. Preuve de paiement pour les paiements effectués dans d'autres bureaux.	31	0	100 %
4. Refus d'une copie du courtier comme preuve de paiement.	12	19	39 %
5. Mention du K23 notée sur K21 pour paiement K23	20	0	100 %
6. Rapport de déficit préparé pour les paiements partiels/non‑paiements	37	0	100 %
7. Confirmation de K23 envoyée au Recouvrement	9	13	41 %
8. K21 rempli pour paiement K23, y compris le paiement effectué avant l'émission du K23	33	0	100 %
9. Rapport d'excédent pour paiement K23 et les paiements pour d'autres bureaux	11	21	34 %
10. Déficit retrouvé dans le registre	37	0	100 %
11. K23 rempli en temps opportun	18	7	72 %
Rapprochement de fin du mois – Paiements reçus/dépôts en espèces
12. Mise à jour du système : statut « payé »	90	0	100 %
13. Communiquer avec les clients pour le paiement ou la preuve de paiement	24	0	100 %
14. Rapport de déficit F88 pour K84 impayé	25	0	100 %
15. Rapprochement de fin de mois du paiement reçu et du solde dû	6	0	100 %
16. Rapprochement des recettes K84 selon le rapport systémique et du dépôt bancaire	6	0	100 %
17. Vérification des feuilles de travail K10 par le superviseur de la caisse	6	0	100 %
Registre des excédents/déficits quotidiens
18. K21 rempli pour le paiement des déficits	40	0	100 %
19. K23 rempli pour déficit impayé	30	1	97 %
20. Confirmation de l'envoi de K23 au Recouvrement pour les excédents/déficits quotidiens seulement	10	21	32 %
21. Excédent apparié à un K84 en instance	54	0	100 %
22. K21 rempli pour excédent	60	0	100 %
23. Confirmation de K21 rempli pour K23 envoyé au Recouvrement	10	9	53 %
24. Registre rempli correctement	2	4	33 %
25. Registre remis à zéro	2	4	33 %
26. Registre envoyé à l'Administration centrale	4	2	67 %
TEST PAR ÉCHANTILLONNAGE À L'ÉCHELLE NATIONALE :
1.  Relevé de compte K84 mensuel créé	50	0	100 %
2.  Preuve de paiement pour K84 payé partiellement à la fin du mois	24	0	100 %
3.  Preuve de paiement pour K84 entièrement payé à la fin du mois	25	0	100 %
4.  Preuve de paiement pour paiement provisoire de K84	6	0	100 %
5.  Preuve de paiement pour paiement effectué dans d'autres bureaux	23	0	100 %
6.  K23 rempli pour solde de K84 en instance	23	0	100 %
7.  Rapprochement avec le total mensuel des K84 (K84=K21+K23)	50	0	100 %
8.  K84 payé à la fin du mois déclaré sur un K10	50	0	100 %

Annexe D – Liste des sigles

Sigle	Description
ARC	Agence du revenu du Canada
ASFC	Agence des services frontaliers du Canada
DGR	Division de la gestion des recettes
F88	rapport des excédents/déficits
K21	reçu de caisse
K23	facture
PDE	point d'entrée
K84	relevé de compte utilisé pour le paiement des droits et taxes sur les importations
SDSC	Système des douanes pour le secteur commercial