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Vérification des préparatifs d’urgence
Rapport de vérification interne
octobre 2008
Table des matières
- Sommaire
- Introduction
- Opinion de la vérification
- Constatations, Recommandations et plan d'action de la direction
- Annexe A - Rôles et Responsabilités
- Annexe B - Secteurs d’intérêt et critères de la vérification
- Annexe C - Liste des sigles
Sommaire
Contexte
Les préparatifs d’urgence (PU) sont les mesures prises ou les plans mis en place pour assurer la sauvegarde des employés et des biens, ainsi que la prestation continue des services essentiels en cas de catastrophes naturelles ou de désastres d’origine humaine.
En 2002, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a publié la Politique du gouvernement sur la sécurité, qui prévoit l’application de mesures de protection dans le but de réduire le risque de préjudice aux employés et aux biens et d’assurer la prestation des services essentiels. Les ministères doivent nommer un agent de sécurité du ministère (ASM), procéder à des évaluations constantes des menaces et des risques, établir un programme de planification de la continuité opérationnelle afin d’assurer l’accessibilité soutenue aux services et aux biens essentiels, élaborer des procédures de signalement et d’enquête sur les incidents de sécurité, et exercer une surveillance active de leur programme de sécurité.
La Loi sur la gestion des urgences, qui a été adoptée en juin 2007, confère maintenant au ministre de la Sécurité publique la responsabilité d’assurer un rôle de premier plan en ce qui a trait à la gestion des urgences au Canada, en coordination avec les institutions gouvernementales et en collaboration avec les provinces et les autres entités. Elle donne également à tous les ministères et organismes fédéraux le mandat d’élaborer les programmes visant à traiter des événements imprévus et potentiellement désastreux.
À l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Comité de la sécurité et de la protection civile (CSPC) supervise les questions liées aux PU. La Direction générale du contrôle et la Direction générale des opérations ont la responsabilité principale du portefeuille des PU. La Direction générale de l’innovation, des sciences et de la technologie de l’ASFC fournit, quant à elle, la protection et l’appui aux systèmes de la technologie de l’information (TI) essentiels à la mission dans une situation de crise.
Objectif et étendue
La vérification visait à déterminer si l’Agence dispose d’une structure de gestion et d’organisation lui permettant d’assurer la prestation efficace du programme de PU. Pour y parvenir, nous avons accompli ce qui suit :
- Nous avons examiné les orientations stratégiques et les objectifs opérationnels du programme de PU;
- Nous avons vérifié si la structure organisationnelle en fonction de PU était clairement définie, si elle disposait des ressources voulues, et si elle faisait l’objet de communication à tous les niveaux.
L’étendue de la vérification comprenait également l’examen des activités de PU dans les régions de l’Atlantique, du Grand Toronto et du Pacifique. Elle ne comprenait pas l’examen des plans de continuité ou de reprise des activités de l’ASFC, car ceux-ci en étaient à diverses étapes de leur élaboration et de leur mise en œuvre. Ces plans feront l’objet d’une vérification ultérieure.
La vérification a été effectuée entre avril 2007 et février 2008 et incluait un examen de la régie et de l’orientation stratégique, ainsi que de la responsabilisation en matière de PU, deux éléments du Cadre de responsabilisation de gestion.
Énoncé d’assurance
La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
Opinion de la vérification
La vérification a conclu que l’Agence avait en place une structure de gestion et d’organisation pour son programme de PU. Des améliorations aux fonctions de planification et de contrôle renforceraient le cadre global de gestion des PU à l’Agence.
Principales observations
L’Agence a mis en place une structure de gestion et d’organisation pour le programme de PU, et cette structure a été largement communiquée. Le CSPC a été mis sur pied et chargé de superviser les activités de PU; et les directions générales du Contrôle et des Opérations ont reçu le mandat de gérer le portefeuille des PU. Les rôles et les responsabilités de chacune des directions générales sont généralement bien compris. Bien qu’il s’agisse d’une situation temporaire pendant la restructuration de la Direction générale du contrôle, un poste de coprésident pourrait influer sur la capacité du CSPC de s’acquitter de ses responsabilités en matière de supervision. À l’heure actuelle, il n’y a pas de plan stratégique global en matière de PU, et il existe des plans de travail opérationnels seulement dans certaines directions générales et régions. Les budgets approuvés ne précisent pas les sommes destinées aux PU et le suivi des progrès des activités et de l’utilisation des ressources en matière de PU est limité.
Introduction
Contexte
Les préparatifs d’urgence (PU) sont les mesures prises ou les plans mis en place pour assurer la sauvegarde des employés et des biens, ainsi que la prestation continue des services essentiels en cas de catastrophes naturelles (telles que les inondations, les tremblements de terre, les tempêtes de vent ou les pandémies) ou de désastres d’origine humaine (tels que les déversements de produits dangereux, les attentats à la bombe, les attentats terroristes ou les pannes de courant massives).
En 2002, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié la Politique du gouvernement sur la sécurité (PGS), qui prévoit l’application de mesures de protection dans le but de réduire le risque de préjudice aux employés et aux biens, et d’assurer la prestation soutenue des services essentiels. Les ministères doivent nommer un agent de sécurité du ministère (ASM), qui est tenu d’établir et de diriger un programme de sécurité, et de procéder à des évaluations constantes des menaces et des risques pour l’organisation. En outre, l’ASM doit établir un programme de planification de la continuité opérationnelle afin d’assurer l’accessibilité soutenue aux services et aux biens essentiels, d’élaborer des procédures de signalement et d’enquête sur les incidents de sécurité, et d’exercer une surveillance active du programme de sécurité de l’organisation.
Le gouvernement du Canada a publié en 2004 le document Protéger une société ouverte : la politique canadienne de sécurité nationale, qui est un cadre stratégique et un plan d’action conçus pour faire en sorte que le Canada soit prêt à faire face aux menaces présentes et futures, et à intervenir en cas de besoin.
La Loi sur la gestion des urgences a été adoptée en juin 2007 et remplaçait la Loi de 1985 sur la protection civile. Elle confère au ministre de la Sécurité publique la responsabilité d’assurer un rôle de premier plan en ce qui a trait à la gestion des urgences au Canada en veillant à la coordination avec les divers ministères et institutions gouvernementales, et en recherchant la collaboration avec les provinces et les autres entités afin d’offrir une réponse cohérente et efficace. La Loi donne également à tous les ministères et organismes fédéraux le mandat d’élaborer des programmes destinés à traiter des événements imprévus et potentiellement désastreux, et prévoit notamment l’adoption de mesures de prévention et d’atténuation, d’une capacité de préparation à l’intervention, de mesures de redressement, et de mesures visant à protéger l’infrastructure essentielle.À l’ASFC, la Direction générale du contrôle et la Direction générale des opérations sont les principales responsables du portefeuille des PU. L’annexe A précise davantage leurs rôles et responsabilités respectifs. La Direction générale de l’innovation, des sciences et de la technologie, quant à elle, fournit la protection nécessaire et un appui aux systèmes essentiels de TI advenant une situation de crise.
Depuis la création de l’ASFC en 2003, il n’y a eu aucune vérification interne liée aux PU au sein de l’Agence. Toutefois, un certain nombre de vérifications avaient été effectuées dans un des organismes d’origine, antérieurs à la création de l’ASFC. Par exemple, en février 2003, une vérification de la TI dans la région du Pacifique a conclu que les mécanismes d’évaluation des menaces et des risques devaient être mis à jour, et que les plans de reprise des activités devaient être mis à l’essai. En mars 2003, une vérification de la sécurité dans la région du Sud de l’Ontario a conclu qu’il fallait clarifier les rôles et les responsabilités au chapitre de la sécurité, mieux gérer les plans de continuité opérationnelle, donner de la formation reconnue, et déterminer si le matériel utilisé à la frontière (p. ex. les radios) doit être mis à niveau. En décembre 2004, une vérification de la planification de la continuité des activités de la TI a révélé que les plans de continuité opérationnelle (PCO) pour les applications nationales et l’infrastructure de TI de cet organisme d’origine n’avaient toujours pas été mis en œuvre et à l’essai.
La vérification des PU était prévue dans le Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques de la Direction de la vérification interne de l’ASFC et a été approuvée par le Comité de vérification en juin 2006.
Évaluation des risques
L’évaluation préliminaire des risques liés aux PU, effectuée au cours de la phase de planification, a dégagé les risques clés suivants :
- L’orientation stratégique, les plans opérationnels et les objectifs en matière de PU ne semblent pas clairement définis, communiqués ou conformes au mandat PU.
- Le cadre/la structure organisationnelle et les rôles et les responsabilités relatifs aux PU ne semblent pas clairement définis.
- Les gestionnaires et les employés de l’ASFC à l’administration centrale (AC) et dans les régions ne semblent pas posséder la formation, les connaissances ou les compétences nécessaires liées aux PU pour exécuter adéquatement et efficacement leurs fonctions.
- Les fonds ne sont pas suffisants pour disposer d’une capacité suffisante d’employés qualifiés en matière de PU.
L’évaluation des risques a aussi fait ressortir trois autres secteurs à surveiller : les évaluations des menaces et des risques, les plans de continuité opérationnelle et les plans d’intervention en cas de pandémie. Les travaux dans ces secteurs ne progressent pas nécessairement au même rythme à travers l’Agence.
Objectif et étendue de la vérification
L’objectif de la vérification était de déterminer si l’Agence dispose d’une structure de gestion et d’organisation lui permettant d’assurer la prestation efficace du programme de PU. Pour y parvenir, nous avons accompli ce qui suit :
- Nous avons examiné les orientations stratégiques et les objectifs opérationnels du programme de PU;
- Nous avons vérifié si la structure organisationnelle de PU était clairement définie, si elle disposait des ressources voulues, et si elle faisait l’objet de communication à tous les niveaux en fonction de PU.
L’étendue de la vérification portait seulement sur la régie et l’orientation stratégique, ainsi que sur la responsabilisation en matière de PU, qui sont deux des dix éléments du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Essentiellement, la régie et l’orientation stratégique font en sorte que les conditions essentielles au cadre de gestion des PU sont en place pour fournir au président et à la haute direction un appui efficace en matière d’orientation stratégique, et pour garantir l’obtention de résultats en matière de PU. Les responsabilités et les délégations devraient être clairement attribuées, et conformes aux ressources.
La vérification a été effectuée à l’AC et visait directement la Direction générale du contrôle et la Direction générale des opérations. Elle comprenait également un examen des PU dans les régions de l’Atlantique, du Grand Toronto (RGT) et du Pacifique. Elle ne comprenait pas l’examen des plans de continuité opérationnelle ou de reprise des activités de l’ASFC, car ces plans en sont à diverses étapes de leur élaboration et de leur mise en œuvre, et feront l’objet d’une vérification ultérieure.
Stratégie et méthodes
La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
À la phase de planification, des entrevues et des consultations ont eu lieu auprès de l’entité vérifiée, ainsi qu’un examen des renseignements, des documents et des rapports relatifs aux PU. Cette phase a mené à l’élaboration d’un programme de vérification et d’outils connexes permettant de mener à bien cette vérification.
À la phase d’examen de la vérification, les activités suivantes ont été réalisées :
- des entrevues avec la direction et le personnel de l’AC et des régions choisies (Atlantique, RGT et Pacifique) pour confirmer que le mandat, les stratégies, les procédures et les rôles et les responsabilités en matière de PU ont été clairement établis et communiqués;
- un examen des orientations stratégiques, de la structure organisationnelle, des rôles et des responsabilités, et des plans de travail pour les PU en vue de confirmer que ces fonctions et activités ont été clairement cernées et définies;
- un examen des questionnaires remplis et des documents à l’appui provenant des régions de l’Atlantique, du Grand Toronto et du Pacifique pour confirmer que les employés régionaux possèdent les compétences, la formation et les instruments nécessaires à la mise en œuvre des plans de PU.
Critères de vérification
La vérification a utilisé les éléments du CRG et les modèles de contrôle recommandés par le Conseil sur les critères de contrôle (CCC) de l’Institut canadien des comptables agréés et le Committee of Sponsoring Organizations (COSO), pour déterminer les secteurs d’intérêt et élaborer les critères de vérification nécessaires. Les secteurs d’intérêt et les critères de vérification figurent à l’annexe B.
Opinion de la vérification
La vérification a conclu que l’ASFC dispose d’une structure de gestion et d’organisation pour le programme de PU. Des améliorations aux fonctions de planification et de contrôle renforceraient le cadre global de gestion des PU à l’Agence.
Constatations, recommandations et plan d’action de la direction
L’ASFC a mis en place une structure de gestion et d’organisation pour le programme de PU, et cette structure a été largement communiquée. Le CSPC a été mis sur pied pour superviser les activités en matière de PU, et les directions générales du Contrôle et des Opérations ont reçu le mandat de gérer le portefeuille de PU et d’assurer la supervision des questions de PU. Même si les attributions de chacune des directions générales sont généralement bien comprises, la présidence du CSPC n’a pas été actualisée. À l’heure actuelle, il n’y a pas de plan stratégique global en matière de PU, et seules certaines directions générales et régions ont des plans de travail opérationnels. Les budgets approuvés ne précisent pas les sommes affectées aux PU, et le contrôle des progrès des activités et de l’utilisation des ressources en matière de PU est limité.
Régie et orientation stratégique
L’Agence progresse dans ses activités de PU. Le CSPC existe pour assurer une supervision et une orientation relativement à l’exécution du mandat en matière de PU, qui relève principalement de la Direction générale du contrôle et de la Direction générale des opérations. L’orientation stratégique pour la gestion du portefeuille de PU, notamment en ce qui a trait à l’exercice des responsabilités du CSPC, telles qu’elles sont énoncées dans son mandat, n’est pas clairement défini.
Mandat
L’ASFC tire son mandat en matière de PU de la Politique du gouvernement sur la sécurité (PGS) qui stipule que l’ASM est responsable de l’établissement et de la direction d’un programme de sécurité qui porte notamment sur la protection des employés et la supervision de la sécurité dans une situation d’urgence et de menace accrue. De plus, la Loi sur la gestion des urgences de juin 2007, comme le faisait la Loi de 1985 sur la protection civile qui l’a précédée, oblige les ministères et les organismes du gouvernement fédéral à avoir un plan efficace de gestion des urgences pour assurer la continuité des activités.
Avec l’adoption de la Loi sur la gestion des urgences en 2007, le ministre de la Sécurité publique occupe maintenant un rôle de premier plan dans la gestion des urgences au Canada.
Le Volume de sécurité de l’ASFC précise qu’il incombe à l’ASM de voir à ce qu’un programme de gestion des urgences soit établi pour l’Agence, en application de la PGS, et de coordonner, appuyer et contrôler toutes les activités relatives à la gestion des urgences au sein de l’ASFC. Il ajoute que le CSPC est l’organe exécutif responsable de la gestion des mesures d’urgence au sein de l’ASFC. En outre, les directions générales, les régions et les bureaux locaux de l’ASFC sont tenus d’élaborer des plans de gestion des mesures d’urgence, conformément aux normes définies par l’ASM.
La Direction générale du contrôle et la Direction générale des opérations ont la responsabilité principale de la gestion du portefeuille en matière de PU à l’appui de l’objectif stratégique de l’ASFC, qui est d’aider à protéger la sécurité nationale. Sur le plan opérationnel, cela veut dire que la Direction générale du contrôle est responsable des politiques relatives aux PU, de la coordination de la planification des plans de continuité opérationnelle et de la sécurité de l’Agence. La Direction générale des opérations est responsable de la gestion des PU et des situations de crise, conformément aux politiques et aux lignes directrices de l’Agence, en collaboration avec la Direction générale du contrôle et d’autres directions générales.
En novembre 2007, la Direction générale du contrôle et la Direction générale des opérations ont conclu une entente sur la responsabilité. Cette entente précise leurs rôles et responsabilités respectifs et est conforme au chapitre de la gestion des mesures d’urgence du Volume de sécurité, tiré du Manuel de Contrôle. (L’annexe A résume les fonctions clés de ces directions générales.)
Supervision des préparatifs d’urgence
Pour exercer une régie efficace des PU, il doit y avoir un organe de supervision pour établir les objectifs en matière de PU et contrôler les résultats.
La vérification a permis d’examiner la fonction de supervision des PU et de constater que le CSPC avait été créé et chargé de superviser tous les aspects des PU et de la sécurité, et de fournir une orientation connexe. Le CSPC est un sous-comité du Comité de gestion de la haute direction (CGHD) et se réunit tous les trois mois. Au début, il était présidé par le vice-président de la Direction générale des opérations. Depuis septembre 2007, il est coprésidé par le directeur général (DG), Direction de l’administration et de la sécurité de l’Agence, Direction générale du contrôle, et par le DG, Direction des services aux programmes et aux opérations, Direction générale des opérations, qui sont aussi respectivement responsables des fonctions particulières de la sécurité et des PU à l’ASFC. En raison des changements temporaires au sein de la Direction générale du contrôle, le poste de coprésident pour cette direction générale est maintenant assumé par un directeur, plutôt que par un DG. Cela pourrait influer sur les responsabilités du CSPC touchant la supervision.
Les responsabilités du CSPC sont énoncées dans son mandat. Elles comprennent la gouvernance, la prévention et l’état de préparation en général (p. ex. la planification de la continuité opérationnelle), ainsi que l’intervention et le rétablissement. Un examen du mandat a permis de conclure qu’il était approprié et ne comportait aucune lacune. Seule la structure du Comité avait besoin d’être mise à jour.
Un examen des ordres du jour et des comptes rendus de décisions des réunions du CSPC a révélé que le Comité n’avait pas encore exercé toutes ses responsabilités. Par exemple, le CSPC n’avait pas discuté de l’orientation stratégique en matière de PU. Par conséquent, il pourrait y avoir des risques qui n’ont pas été pris en considération dans le programme des PU de l’Agence.
Recommandation
1. Le vice-président, Direction générale du contrôle, et le vice-président, Direction générale des opérations, devraient confirmer la nomination des coprésidents du Comité de la sécurité et de la protection civile et mettre à jour le mandat du Comité.
| Plan d’action de la direction | Date d’achèvement |
|---|---|
Les représentants seront les DG dont les responsabilités englobent les dossiers de gestion des urgences et de sécurité de l’Agence. |
L’examen et la mise à jour du mandat du Comité de la sécurité et de la protection civile seront terminés d’ici mars 2009. |
Orientation stratégique et plans opérationnels
Les organisations devraient établir une orientation stratégique pour les priorités en matière de PU, et ces priorités devraient être intégrées aux plans de travail opérationnels, et assorties de cibles et de dates d’achèvement précises.
Les responsabilités du CPSC en matière de régie comprennent la prestation de l’orientation stratégique en matière de PU. Au moyen d’entretiens auprès des membres de la direction et d’un examen des comptes rendus des décisions du CSPC, la vérification a pu confirmer qu’il n’existait aucun document officiel portant sur l’orientation stratégique en matière de PU. Sans une telle orientation, il peut être difficile d’affecter les ressources aux priorités en matière de PU, et des écarts peuvent ne pas recevoir toute l’attention nécessaire.
L’établissement de plans de travail coordonnés pour les activités de PU devrait faire partie des pratiques efficaces en matière de gestion. Les plans de travail devraient prévoir des échéanciers réalisables et des ressources pour l’atteinte des résultats. Ces plans devraient être examinés périodiquement pour garantir leur pertinence et les progrès réalisés.
La vérification a confirmé que la Direction générale des opérations avait des plans de travail pour l’atteinte de ses objectifs en matière de PU. Des rapports d’activité étaient produits chaque mois et décrivaient l’état d’achèvement des activités en matière de PU. La vérification a permis de constater que les plans de travail opérationnels pourraient être renforcés s’ils comprenaient des jalons et des dates d’achèvement cibles. La vérification a aussi révélé que la Direction générale du contrôle et deux des trois régions n’avaient pas de plans de travail étayés de documents en matière de PU.
Sans des plans de travail coordonnés, il est difficile de déterminer si les priorités en matière de PU sont respectées efficacement dans toute l’Agence et si les ressources en matière de PU sont attribuées de façon structurée et stratégique.
Recommandations :
2. La Direction générale du contrôle et la Direction générale des opérations, par l’entremise des coprésidents du Comité de la sécurité et de la protection civile, devraient élaborer une orientation stratégique pour les préparatifs d’urgence et obtenir l’agrément du Comité de gestion de la haute direction.
| Plan d’action de la direction | Date d’achèvement |
|---|---|
| La Direction générale du contrôle et la Direction générale des opérations collaboreront à la formulation d’une orientation stratégique en matière de PU. Cet exercice concordera avec l’examen et la mise à jour du mandat du Comité, et le résultat sera présenté au Comité de gestion de la haute direction de l’ASFC aux fins d’approbation. | mars 2009 |
3. La Direction générale du contrôle et la Direction générale des opérations, en collaboration avec d’autres directions générales, devraient établir des plans de travail opérationnels coordonnés reposant sur une orientation stratégique approuvée et comprenant des jalons et des dates d’achèvement cibles.
| Plan d’action de la direction | Date d’achèvement |
|---|---|
| Des plans de travail opérationnels coordonnés seront établis pour l’exercice 2009-2010 et au-delà, en fonction de l’orientation stratégique approuvée pour les préparatifs d’urgence. | juin 2010 |
Communication
Des voies de communication ouvertes et efficaces sont essentielles aux PU.
La vérification a examiné les produits de communication en matière de PU et constaté que les activités de PU sont efficacement communiquées au personnel de l’Agence. La Direction générale du contrôle transmet, à titre d’information et au besoin, les directives, les bulletins ou les communiqués portant sur les PU aux directions générales et aux régions. Par ailleurs, la Direction générale des opérations communique à l’interne avec les bureaux régionaux et aussi avec des intervenants externes participant à des initiatives de collaboration en matière de PU.
L’ASM, à titre de représentant de l’Agence, fait partie du Comité des ASM pangouvernemental. Le Comité, qui compte des représentants provenant d’autres ministères et organismes, contribue aux discussions sur les questions de sécurité nationale et participe à l’examen et à la mise au point de la politique du Conseil du Trésor sur la sécurité. L’ASM tient au courant, sur une base permanente, le CSPC et la haute direction de toute question qui se pose.
La Direction générale des opérations participe à de nombreux comités interministériels liés aux PU, notamment au groupe de planification des mesures d’urgence du gouvernement fédéral et au comité interministériel de coordination des exercices d’urgence. Elle assume également, le rôle de coprésident, avec Sécurité publique Canada, du groupe de travail des DG sur la gestion de la frontière. La vice-présidente, Direction générale des opérations, représente l’ASFC au sein du comité interministériel de gestion des mesures d’urgence des sous-ministres adjoints.
La Direction générale des opérations tient des téléconférences mensuelles avec les régions de l’ASFC pour leur faire part des objectifs et des questions d’intérêt, et obtenir leur rétroaction sur les activités de PU. Aucun procès verbal ou compte rendu de décisions concernant les résultats de ces téléconférences n’a pu être obtenu. En outre, une conférence semestrielle est organisée entre les coordonnateurs de la gestion des mesures d’urgence à l’AC et dans les régions afin de faire le point sur les PU et de discuter des enjeux afférents. La toute dernière conférence a eu lieu à Ottawa en mai 2008.
La Direction générale des opérations a également transmis aux régions ou aux directions générales de l’AC des bulletins et des communiqués traitant des nouvelles et des activités de PU. Par ailleurs, le manuel Mesures d’urgence, une approche globale a été récemment diffusé par la Direction générale des opérations et se trouve maintenant sur l’intranet de l’ASFC. Ce manuel couvre toutes les menaces venant des substances chimiques, biologiques, radiologiques, nucléaires et explosives, ainsi que les menaces à l’égard de l’approvisionnement alimentaire, de la santé et de la sécurité du public.
En outre, les directions générales du Contrôle et des Opérations communiquent constamment entre elles sur les événements importants, par exemple sur toutes les menaces ou situations d’urgence à l’ASFC.
Responsabilisation
Il y a une structure organisationnelle de PU au sein des directions générale du Contrôle et des Opérations. Les descriptions de travail sont à jour et tiennent compte des tâches que doivent accomplir les employés chargés des PU. La collaboration avec d’autres organismes est courante et pourrait être améliorée par des ententes officielles. L’utilisation des ressources en matière de PU ne fait l’objet d’aucun contrôle dans l’ensemble de l’Agence.
Structure organisationnelle
Pour mener à bien des activités de PU, il est essentiel qu’une organisation possède une structure où les attributions sont clairement établies et largement communiquées.
La vérification a révélé que la Direction générale du contrôle possédait une organisation approuvée et à jour pour les PU, et que celle-ci figurait sur l’intranet de l’ASFC. Le gestionnaire, Politique de la continuité et de la sécurité des activités, et l’agent de protection civile chargé du contrôle des activités de PU relèvent de l’ASM. Ce dernier poste n’était pas doté au moment de la vérification, mais il existe des descriptions de travail à jour pour ces deux postes.
La Direction générale des opérations compte une unité responsable des activités en matière de PU qui voit à l’élaboration, à la négociation et à la mise en œuvre des plans d’urgence et de reprise après sinistre en ce qui concerne les opérations de l’ASFC. L’organigramme a été largement diffusé dans l’ASFC et les régions. La vérification a permis de constater que les PU ne faisaient pas partie d’une organisation approuvée dans les régions. Toutefois, le poste de coordonateur régional de la gestion des urgences a été doté, et la description de travail du poste est en cours d’élaboration.
Gestion des ressources
Il faudrait prévoir un budget pour les activités de PU afin de gérer efficacement les ressources, et l’utilisation de ces fonds devrait être contrôlée.
La vérification a examiné les budgets de la Direction générale du contrôle et de la Direction générale des opérations en ce qui a trait aux activités de PU et a constaté que les directions générales avaient des budgets approuvés en ce sens. Dans le cas de la Direction générale du contrôle, le budget des activités de PU était regroupé avec celui des opérations de sécurité. Il n’y avait donc pas de montant précis alloué aux activités de PU.
Quant au contrôle de l’utilisation des ressources, la vérification a révélé que la région du Pacifique utilise un numéro de commande interne pour saisir les dépenses liées aux PU dans sa région. Dans les autres unités organisationnelles, l’utilisation des ressources ne fait pas l’objet d’un suivi. À noter que chaque région reçoit des fonds pour un poste de coordonnateur de la gestion des urgences. Selon les entretiens qui ont eu lieu dans les trois régions choisies, entre 10 et 75 % de leur temps est alloué aux activités de PU.
Sans une saisie de l’utilisation réelle des ressources pour les activités de PU, l’Agence ne peut brosser un tableau exact des dépenses liées aux PU aux fins de la planification et de l’établissement de rapports connexes.
Recommandation :
4. La Direction générale du contrôle devrait envisager l’utilisation de numéros de commandes internes pour le budget, la gestion des ressources et des activités de l’Agence, et la production de rapports connexes.
| Plan d’action de la direction | Date d’achèvement |
|---|---|
| La Direction générale du contrôle a prévu des réunions afin d’envisager la possibilité de créer des numéros de commandes internes pour le budget et la gestion des ressources et des activités de l’Agence et la production de rapports connexes. Un plan de communication sera élaboré pour informer le personnel régional chargé des opérations sur l’utilisation des nouveaux numéros de commandes. | mars 2009 |
Initiatives de collaboration avec des intervenants externes
En février 2008, Sécurité publique Canada a élaboré et diffusé un Plan fédéral d’intervention d’urgence (PFIU) afin de fournir une orientation générale aux ministères et organismes fédéraux. Les processus et les mécanismes décrits dans le PFIU visent à faciliter une réponse intégrée du gouvernement du Canada advenant une urgence. Alors que le PFIU est le plan central de coordination de la réponse globale du gouvernement fédéral aux urgences, lorsqu’une réponse intégrée du gouvernement du Canada s’impose, on s’attend à ce que la plupart des ministères et organismes gèrent les urgences au moyen de plans spécifiques, basés sur leurs propres circonstances et pouvoirs.
La Direction générale des opérations travaille en collaboration avec d’autres intervenants et partenaires d’autres ministères gouvernementaux afin de s’entendre sur les rôles et les responsabilités de l’ASFC relativement aux plans d’urgence en matière de sécurité publique. De plus, les régions, sous la direction et avec l’appui de la Direction générale des opérations, participent à des simulations d’exercices sur table avec des intervenants externes, où les attributions respectives des participants sont clarifiées.
La Direction générale des opérations s’attache également avec les États-Unis à garder la frontière ouverte advenant une situation d’urgence, en préparant, avec le Service des douanes et de la protection des frontières (SDPF) des États-Unis, un plan de communication et de coordination pour la reprise des activités.
À part un accord avec le SDPF des États-Unis, l’ASFC n’a pas officialisé ses ententes avec d’autres intervenants et partenaires en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités respectifs dans l’atténuation et/ou le règlement des situations d’urgence. Il pourrait en résulter que des tâches sont négligées pendant une urgence en raison d’une mauvaise compréhension des rôles respectifs des participants.
En ce qui a trait aux premiers intervenants, par exemple les services d’incendie ou d’ambulance locaux, il n’est pas nécessaire de conclure des ententes officielles, car les premiers intervenants prennent en charge la situation d’urgence une fois sur place.
Recommandation :
5. La Direction générale des opérations, en collaboration avec la Direction générale du contrôle et d’autres directions générales, devrait officialiser les rôles et les responsabilités de l’ASFC avec les intervenants externes pour les activités en matière de préparatifs d’urgence.
| Plan d’action de la direction | Date d’achèvement |
|---|---|
Les travaux destinés à donner suite à cette recommandation sont en cours. La Direction générale des opérations s’efforce, avec Sécurité publique Canada, de mettre au point et d’exécuter les responsabilités de l’ASFC dans les 13 fonctions de soutien en cas d’urgence en vertu du Plan fédéral d’intervention d’urgence (PFIU), et met actuellement en œuvre un plan d’exercices complet pour délimiter la participation de l’ASFC dans les exercices interministériels de PU et de sécurité. Ces travaux menés en collaboration avec Sécurité publique Canada permettent à tous les ministères et organismes de connaître leurs attributions respectives si l’une des fonctions de soutien en cas d’urgence doit être exécutée. |
En cours |
| Selon les dernières informations reçues par Sécurité publique Canada, les annexes du PFIU, y compris les fonctions de soutien en cas d’urgence, doivent être entièrement revues. Cet examen comportera notamment des réunions bilatérales avec chaque organisme responsable des fonctions de soutien en cas d’urgence, y compris l’ASFC, afin de passer en revue et de mettre à jour les rôles et les responsabilités interministériels en cas d’urgence. Les dates d’achèvement des activités de l’ASFC liées à la recommandation précitée dépendent directement des travaux de validation des annexes de Sécurité publique Canada. | décembre 2008 |
Annexe A – Rôles et responsabilités
Loi sur la gestion des urgences (2007)
|
Politique du gouvernement sur la sécurité (2002)* Les ministères doivent :
|
Ministères et organismes fédéraux |
|
| Direction générale du contrôle
Responsable de l’élaboration et de la coordination des politiques et des lignes directrices pour ce qui est de la gestion des urgences, ce qui comprend :
|
Direction générale des opérations
Responsable de l’élaboration, de la négociation et de la mise en œuvre des plans d’urgence et de reprise après désastre pour les opérations de l’ASFC (en s’appuyant sur les lignes directrices de la politique élaborées par la Direction générale du contrôle) :
|
Responsabilités conjointes
|
|
* Le Secrétariat du Conseil du Trésor examine actuellement la politique.
** Les plans de continuité des activités de l'ASFC sont en cours d'élaboration.
Annexe B — Secteurs d’intérêt et critères de vérification
| Secteurs d’intérêt | Critères de vérification |
|---|---|
Régie et orientation stratégique |
|
Responsabilisation |
|
Annexe C – Liste des sigles
| AC | Administration centrale |
| ASFC | Agence des services frontaliers du Canada |
| ASM | Agent de sécurité du ministère |
| CGHD | Comité de gestion de la haute direction |
| CRG | Cadre de responsabilisation de gestion |
| CSPC | Comité de la sécurité et de la protection civile |
| DG | Directeur général |
| PCO | Plan de continuité opérationnelle |
| PFIU | Plan fédéral d’intervention d’urgence |
| PGS | Politique du gouvernement sur la sécurité |
| PU | Préparatifs d’urgence |
| RGT | Région du Grand Toronto |
| SDPF | Service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis |
