Vérification de la gestion des immobilisations — Équipement : technologie de détection
Rapport de vérification interne

mai 2008

Table des matières

• Sommaire
• Introduction
  • Contexte
  • Évaluation des risques
  • Objectif et étendue de la vérification
  • Stratégie de la vérification
  • Critères de vérification
• Constatations, recommandations et plan d'action de la direction
  • Politiques et procédures
  • Formation et communication
  • Planification de l'équipement de détection
  • Qualité de l'information sur les immobilisations
  • Surveillance
• Annexe A - Critères de vérification
• Annexe B - Politiques, procédures et acronymes

Sommaire

Contexte

Le Comité de la vérification de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a approuvé la Vérification de la gestion des immobilisations dans le cadre du Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques de l’ASFC en matière de gérance et de conformité aux autorisations.

Les immobilisations de l’ASFC comprennent les terrains, les édifices, les infrastructures, la machinerie et l’équipement, l’équipement de technologie de l’information (TI), les logiciels conçus au sein de l’Agence ainsi que les programmes achetés, les véhicules et les biens en construction. Selon la politique de l’ASFC, tout bien dont le coût initial est de 10 000 $ ou plus est considéré comme une valeur immobilisée, selon les normes comptables du Conseil du Trésor (CT), les recommandations du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public et les principes comptables généralement reconnus.

La présente vérification portait principalement sur l’équipement faisant appel à la technologie de détection (TD). L’équipement TD sert à renforcer la sécurité à la frontière et constitue le plus récent investissement de l’ASFC depuis les événements du 11 septembre 2001. En février 2007, la valeur comptable de l’équipement TD s’élevait à 34 millions de dollars ou 11,5 % de l’ensemble des immobilisations de l’ASFC.

Objectif et étendue

L’objectif de la vérification était de donner l’assurance à la haute direction que les pratiques de l’Agence touchant à la gestion de l’équipement TD sont conformes aux politiques du CT, et de s’assurer que les processus appropriés sont en place pour garantir une gouvernance adéquate, l’intégrité des données et la fiabilité et le contrôle de la gestion des immobilisations. L’étendue de la vérification couvrait la gestion de l’équipement TD à l’administration centrale et dans deux régions, entre les mois d’avril 2005 et de novembre 2007.

Opinion de la vérification

Les Systèmes administratifs d’entreprise (SAE) n’offrent pas à l’ASFC de renseignements intègres et fiables sur les immobilisations TD, et les pratiques de gestion de ces immobilisations ne sont pas conformes aux politiques du CT. La vérification reconnaît toutefois que les processus de planification et d’opération de l’équipement TD mis en place par la Direction générale de l’exécution de la loi combinés à l’application de l’Ensemble des politiques sur la gestion des actifs et des services acquis du CT permettent de remédier, du moins partiellement, aux lacunes décelées en matière de politiques et de procédures liées à la gestion des immobilisations à l’ASFC.

Principales constatations de la vérification

La vérification a permis de constater que l’Agence n’avait pas encore établi de cadre pour la gestion du cycle de vie des actifs, tel que le prescrit le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis du CT. Ce fait contribue à la confusion des rôles et des responsabilités impartis à la Direction générale du contrôle, à la Direction générale des opérations et à la Direction générale de l’exécution de la loi. La vérification a aussi permis de constater des faiblesses en ce qui a trait aux politiques et aux procédures, et à la communication et à la coordination entre ces diverses entités. La vérification a également permis de souligner que la formation des employés relativement à la gestion des immobilisations était inadéquate.

En outre, la vérification a détecté des faiblesses par rapport à la fiabilité et à l’intégrité des données sur l’équipement TD enregistrées dans les SAE. Les fiches immobilisation étaient incomplètes et n’indiquaient pas toujours l’emplacement physique réel de l’équipement. Ainsi, il était impossible de vérifier et de confirmer l’existence et l’emplacement de l’équipement TD ou de déterminer l’inventaire potentiel de matériel ou l’inexactitude des données.

Introduction

Contexte

Le Comité de la vérification de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a approuvé la Vérification de la gestion des immobilisations dans le cadre du Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques de l’ASFC en matière de gérance et de conformité aux autorisations.

Le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis du Conseil du Trésor (CT) et les autres instruments de politique connexes fournissent une orientation en ce qui a trait à la gestion des immobilisations afin de veiller à ce que la conduite de ces activités permette l’optimisation des ressources et d’assurer que la prestation du programme se fait selon des principes de saine gestion.

Par immobilisations, on entend les biens corporels ou incorporels qui sont achetés, construits, aménagés ou développés, loués ou autrement acquis et qui présentent les caractéristiques suivantes :

• leur valeur initiale est d’au moins 10 000 $;
• ils sont conservés pour être utilisés dans la prestation des services ou la production d’extrants de programme;
• leur durée de vie utile s’étend au-delà d’un exercice et sont destinés à une utilisation permanente;
• ils ne sont pas destinés à être revendus dans le cours normal des activités.[1]

Les immobilisations de l’ASFC comprennent les terrains, les édifices, les travaux et l’infrastructure, la machinerie et l’équipement, l’ameublement, l’équipement de TI, les logiciels conçus au sein de l’Agence ainsi que les programmes achetés, les véhicules et les biens en construction.

La ventilation de l’inventaire des immobilisations de l’ASFC, en date du 5 février 2007, était la suivante :

Ces données proviennent des Systèmes administratifs d’entreprise (SAE), en date du 5 février 2007

Description	Valeur d’acquisition	Amortissement cumulatif	Valeur comptable	%
Terrains	4 404 605 $	- $	4 404 605 $	1,5%
Édifices	138 277 095 $	(45 574 759) $	92 702 335 $	31,6%
Travaux et infrastructure	1 124 222 $	(335 013) $	789 209 $	0,3%
Machinerie et équipement	66 519 593 $	(26 322 772) $	40 196 822 $	13,7%
Ameublement	170 693 $	(21 963) $	148 730 $	0,1%
Équipement de TI, logiciels conçus par l’Agence et programmes achetés	107 550 194 $	(48 977 514) $	58 572 680 $	19,9%
Véhicules	24 118 482 $	(18 590 199) $	5 528 283 $	1,9%
Biens en construction	91 328 249 $	- $	91 328 249 $	31,1%
Total	433 493 133 $	(139 822 221) $	293 670 912 $	100%

La présente vérification portait principalement sur l’équipement faisant appel à la technologie de détection (TD). L’équipement TD sert à renforcer la sécurité à la frontière et constitue le plus récent investissement de l’ASFC depuis les événements du 11 septembre 2001. L’équipement TD est répertorié sous la rubrique « machinerie et équipement ». Il représentait, en février 2007, 85 % de la valeur comptable nette (85 % de 40 millions de dollars) de la machinerie et de l’équipement à l’ASFC, soit 34 millions de dollars ou 11,5 % de l’ensemble des immobilisations de l’ASFC.

La Direction générale du contrôle a la responsabilité globale pour la mise en œuvre et la coordination de la politique de gestion des immobilisations. Elle est aussi responsable d’assurer une gérance efficace des immobilisations de l’ASFC. La Direction générale de l’exécution de la loi s’occupe pour sa part de la planification, du financement et de la coordination avec les régions de l’achat et de l’entretien de l’équipement TD, alors que la Direction générale des opérations supervise l’utilisation appropriée et l’entretien préventif routinier de l’équipement.

L’Agence fait appel aux SAE pour suivre le cycle de vie des immobilisations, notamment leur acquisition, leur entrée dans l’inventaire, leur emplacement, leur exploitation, leur amortissement financier et l’éventuelle cession des immobilisations. Les SAE comprennent des modules intégrés pour la gestion des finances et du matériel, ce qui permet de saisir, d’enregistrer et de contrôler les données sur les immobilisations, et d’établir les rapports financiers connexes.

Une fiche immobilisation doit être créée dans les SAE pour chacune des immobilisations de l’ASFC. Cette fiche fournit l’information nécessaire pour suivre le cycle de vie utile de l’immobilisation. On y retrouve de l’information générale au sujet du bien, les comptabilisations pertinentes, les règles d’amortissement et les valeurs financières.

La vérification de la gestion du parc de véhicules de l’ASFC a pris fin en février 2008 et a été approuvée par le comité de vérification. Selon la vérification, les pratiques de l’Agence, en ce qui a trait à la gestion du parc de véhicules, étaient conformes aux politiques et aux procédures du CT touchant le matériel. Toutefois, les pratiques n’étaient pas entièrement conformes aux politiques et aux procédures financières de l’ASFC en ce qui a trait aux vérifications comptables et aux procédures post-vérification. L’Agence des douanes et du revenu du Canada a effectué une vérification de la gestion des biens non immobilisés en 2004. Les constatations de cette vérification n’ont pas d’incidence sur la vérification actuelle, puisque l’étendue de l’examen précédent n’incluait pas les immobilisations. En outre, le Bureau du vérificateur général du Canada a mené une vérification sur la sécurité des frontières en octobre 2007. Durant cette vérification, on a remarqué des lacunes dans les méthodes utilisées pour recueillir l’information sur le rendement de l’équipement TD.

Évaluation des risques

Durant la planification préliminaire de la présente vérification, plusieurs risques importants ont été mis en lumière relativement à l’application de pratiques saines et adéquates de gestion et à l’obtention de données fiables et complètes. Ces éléments ont servi de fondements pour l’objectif et l’étendue de la vérification.

Objectif et étendue de la vérification

L’objectif de la vérification était de donner l’assurance à la haute direction que les pratiques de l’Agence touchant la gestion de l’équipement TD sont conformes aux politiques du Conseil du Trésor (CT), et de vérifier que les processus appropriés sont en place pour garantir une gouvernance adéquate, l’intégrité des données et la fiabilité et le contrôle de la gestion des immobilisations.

L’étendue de la vérification était d’envergure nationale et englobait les activités de gestion des immobilisations qui se sont déroulées entre les mois d’avril 2005 et de novembre 2007. Des bureaux de l’administration centrale et de deux régions, munies du plus fort volume d’équipement TD en termes de dollars, ont été visités afin de garantir à la vérification une couverture suffisante et une bonne représentativité.

Stratégie de la vérification

La mission de vérification était planifiée et menée selon les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

La méthodologie utilisée pour mener cette vérification comprenait les points suivants :

• des entrevues avec la direction et le personnel de la Direction générale du contrôle et de la Direction générale de l’exécution de la loi, y compris avec des employés de la Direction générale des opérations dans les régions;
• des visites sur place pour vérifier la conformité des pratiques et des procédures de gestion des immobilisations;
• une évaluation des contrôles et de la surveillance exercée dans la comptabilité liée aux immobilisations;
• une vérification physique de 104 des 227 pièces d’équipement TD dans deux régions et un examen détaillé d’un échantillon de 85 acquisitions d’équipement TD, afin d’évaluer la fiabilité et l’intégrité des données financières et non financières de gestion des immobilisations.

Critères de vérification

Les critères de vérification sont fondés sur le Cadre de responsabilisation de gestion du CT et sur les Recommandations sur le contrôle de l’Institut canadien des comptables agréés.

Les critères détaillés sont expliqués dans l’annexe A.

Constatations, recommandations et plan d’action de la direction

Les SAE n’offraient pas à l’ASFC de renseignements intègres et fiables sur les immobilisations liées à l’équipement TD, et les pratiques de gestion des immobilisations n’étaient pas conformes aux politiques du CT. La vérification a permis de reconnaître toutefois que les processus de planification et d’opération de l’équipement TD qui avait été élaboré par la Direction générale de l’exécution de la loi combinés à l’application de l’Ensemble des politiques sur la gestion des actifs et des services acquis du CT permettent de remédier, du moins partiellement, aux lacunes décelées en matière de politiques et de procédures liées à la gestion des immobilisations à l’Agence.

La vérification a permis de constater que l’ASFC n’avait pas encore établi de cadre pour la gestion du cycle de vie des actifs, tel que le prescrit le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis du CT. Ce fait contribue à la confusion des rôles et des responsabilités impartis à la Direction générale du contrôle, à la Direction générale des opérations et à la Direction générale de l’exécution de la loi. Des faiblesses ont également été constatées en ce qui a trait aux politiques et aux procédures, et à la communication et à la coordination entre ces diverses entités. La vérification a également permis de souligner que la formation des employés relativement à la gestion des immobilisations était inadéquate.

En outre, des faiblesses ont été détectées par rapport à la fiabilité et à l’intégrité des données sur l’équipement TD enregistrées dans les SAE. Les fiches d’immobilisation étaient incomplètes et n’indiquaient pas toujours l’emplacement physique réel de l’équipement. Ainsi, il était impossible de vérifier et de confirmer l’existence et l’emplacement de l’équipement TD ou de déterminer l’inventaire potentiel de matériel ou l’inexactitude des données.

Politiques et procédures

Selon le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis du CT, les administrateurs généraux ont la responsabilité de mettre en œuvre un cadre de gestion efficace des immobilisations comprenant des procédures, des processus et des systèmes fondés sur des principes de saine gestion.

L’ASFC a élaboré des politiques, des procédures et des lignes directrices financières pour la comptabilisation des immobilisations. Ces éléments figurent dans le Manuel de Contrôle, Volume des finances, au chapitre 6, et dans le Cadre de contrôle de l’administration financière (CCAF), aux chapitres 4 et 13. Le CCAF comprend un processus de certification en fin d’exercice, qui prévoit que les gestionnaires des centres de coûts valident l’existence physique et l’emplacement des immobilisations. Le cadre énonce aussi des procédures pour produire divers rapports qui aideront les gestionnaires des centres de coûts à assumer leurs responsabilités de gestion des immobilisations, comme la surveillance des transactions des biens et les soldes.

Bien que le Manuel de Contrôle de l’Agence et les documents pertinents offrent une orientation par rapport à la gestion financière des immobilisations en général et précisent les rôles et les responsabilités, la vérification a permis de souligner que les rôles et les responsabilités n’étaient pas clairement communiqués et que les procédures n’étaient pas suffisamment détaillées pour garantir que les données appropriées et cohérentes sont enregistrées dans les SAE. Par exemple, il n’y a pas de lignes directrices pour classer les biens identiques uniformément dans une catégorie de biens adéquate ou pour garantir l’enregistrement cohérent des descriptions de biens identiques. De plus, les entrevues ont révélé que les gestionnaires des centres de coûts n’étaient pas au courant de leurs responsabilités de surveillance périodique des biens. Les gestionnaires de la Direction générale de l’exécution de la loi et les gestionnaires des opérations régionales ne vérifiaient pas si l’emplacement physique actuel, le numéro de série, la description du bien ou la documentation source correspondaient à l’information enregistrée dans les SAE. Sans vérifications appropriées, il est possible que les coûts associés à l’acquisition initiale, comme les coûts d’installation, ne soient pas enregistrés ou qu’ils le soient dans une mauvaise catégorie de biens.

La vérification a noté également que la Direction générale de l’exécution de la loi avait mis en place des processus et des programmes pour la gestion de l’équipement TD, notamment pour la réalisation d’analyses de rentabilisation pour la planification de l’équipement TD, la collecte mensuelle de statistiques, l’établissement d’un bureau de soutien pour signaler les besoins de réparation de l’équipement et la mise en place d’un programme d’entretien préventif avec des techniciens régionaux et d’un programme pour les formateurs régionaux. Ces divers processus et programmes, jumelés au Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis du CT, offrent une orientation pour la gestion des immobilisations liées à l’équipement TD et limitent partiellement les lacunes des politiques et des procédures liées à la gestion des immobilisations de l’ASFC.

La vérification a aussi permis de constater que l’élaboration du cadre de gestion des immobilisations de l’Agence, qui doit couvrir le cycle de vie des biens, en était encore à un stade peu avancé. En janvier 2007, la Direction générale du contrôle a créé une table des matières résumant le cadre de gestion des immobilisations. Le fait qu’il n’y a pas de cadre de gestion des immobilisations et de politiques et de procédures de gestion des immobilisations clairement définies a créé une confusion par rapport aux responsabilités et engendré des pratiques de gestion des immobilisations inefficaces et incohérentes.

Recommandation :

1. La Direction générale du contrôle, avec l’approbation d’un comité exécutif approprié, devrait continuer à développer et à mettre en place un cadre de gestion des immobilisations dont les voies hiérarchiques, les procédures, les délais et les responsabilités seraient clairement définis.

Plan d’action de la direction	Date d’achèvement
La Direction générale du contrôle s’engage à :
établir un cadre de gestion de l’actif total centralisé (CGATC), qui préciserait notamment les responsabilisations et les rôles et responsabilités en matière de gestion des immobilisations;	Décembre 2008
obtenir l’approbation du CGATC par le Comité consultatif de gestion des directeurs généraux (CCGDG);	Janvier 2009
mettre sur pied des groupes de travail chargés de l’élaboration des éléments du cadre et communiquer les modifications proposées;	Février 2009
mettre en application la totalité des éléments du CGATC (en fonction de l’élaboration du système);	Octobre 2009
évaluer le cadre chaque année et le réviser au besoin.	En cours

Formation et communication

Formation

Les employés doivent avoir les connaissances, les compétences et les outils nécessaires pour contribuer à l’atteinte des objectifs de l’organisation.

La formation offerte à l’ASFC, en ce qui a trait aux immobilisations, se limite à la formation informatique obligatoire pour la saisie de l’information financière dans les SAE. Les entrevues avec le personnel responsable de la gestion des immobilisations montrent que la formation n’est pas adéquate pour mener ce rôle à bien et assurer la saisie exacte des coûts spécifiques pour l’installation. De plus, il n’existe pas de plans de formation pour la gestion des immobilisations. S’il n’y a pas de formation adéquate pour la gestion des immobilisations, il existe un risque que des personnes soient incapables de comprendre clairement la différence entre les immobilisations et les coûts, ainsi que les exigences comptables afférentes. Il y a aussi un risque que les immobilisations et les coûts associés ne soient pas correctement déterminés et comptabilisés dans les SAE.

Communication

On doit mettre en place des processus de communication pour inclure la coordination des activités de gestion des immobilisations entre les diverses unités organisationnelles.

Plusieurs processus étaient en place pour communiquer les enjeux liés aux immobilisations. Par exemple, la Direction générale du contrôle tenait des téléconférences périodiques regroupant les employés responsables des finances des bureaux de l’administration centrale et des bureaux régionaux où l’on discutait de points financiers importants liés aux immobilisations. La Direction générale de l’exécution de la loi organisait également des réunions périodiques avec les opérations régionales et utilisait des courriels comme aide-mémoire lorsque cela s’avérait nécessaire ou s’il s’agissait de questions urgentes sur la technologie de détection. En 2006, la Direction générale de l’exécution de la loi avait établi des coordonnateurs régionaux pour l’équipement TD afin qu’ils agissent comme seuls intermédiaires, lors des communications avec les régions, pour les enjeux touchant les immobilisations TD.

Les processus liés à l’acquisition d’équipement TD et à la gestion de cet équipement durant leur cycle de vie nécessitent la communication entre les intervenants de la Direction générale du contrôle et la Direction générale de l’exécution de la loi, ainsi qu’avec les directions régionales responsables des opérations et des finances.

Les employés des finances de la Direction générale du contrôle et des bureaux régionaux ont l’autorisation de créer et de mettre à jour les fiches d’immobilisation dans les SAE. Ainsi, lors de l’acquisition, du transfert et de la disposition d’équipement TD, ces employés doivent être tenus au courant de la transaction. La vérification a permis de voir que ce n’était pas le cas. Il n’y avait pas de mécanismes en place pour communiquer l’information nécessaire sur les biens entre les opérations sur le terrain et les personnes ayant l’autorité de mettre à jour l’information dans les SAE, par exemple d’enregistrer les numéros de série lorsqu’on reçoit de l’équipement TD d’un fournisseur, d’avertir du déploiement des biens vers d’autres régions ou de modifier l’emplacement des biens lorsque ceux-ci sont déplacés. L’absence de processus de communication appropriés a entraîné des incohérences au sujet des numéros de série et d’autres renseignements nécessaires pour remplir les fiches immobilisation et les mettre à jour. Cette lacune a eu une incidence sur la fiabilité et l’intégrité des données utilisées pour l’établissement des rapports et la prise de décisions.

Recommandations :

2. La Direction générale du contrôle devrait définir les exigences des postes liés à la gestion des immobilisations, mettre en place une formation adéquate et offrir toute l’information nécessaire aux employés impliqués dans la gestion du cycle de vie et dans la gestion des actifs financiers.

Plan d’action de la direction	Date d’achèvement
La Direction générale du contrôle s’acquittera des activités suivantes :
définir les exigences des postes liés à la gestion des immobilisations et rédiger/réviser les descriptions de travail, au besoin;	Janvier 2009
effectuer une analyse des besoins en matière de formation, y compris : les procédures des SAE l’accréditation PG (Achats et approvisionnement) en gestion du matériel les procédures comptables relatives aux immobilisations la gestion du cycle de vie	Mai 2009
donner la formation (en vertu des analyses des besoins);	Septembre 2009
évaluer les besoins de façon continue.	En cours

3. La Direction générale du contrôle, de concert avec la Direction générale de l’exécution de la loi et la Direction générale des opérations, devrait établir une stratégie et des procédures de communication pour transmettre l’information relative aux immobilisations entre les directions générales, notamment entre les bureaux régionaux chargés des opérations et des finances.

Plan d’action de la direction	Date d’achèvement
La Direction générale du contrôle s’engage à :
élaborer une stratégie en collaboration avec la Direction générale de l’exécution de la loi et la Direction générale des opérations afin de communiquer les renseignements liés aux immobilisations;	Septembre 2008
finaliser les procédures de communication;	Décembre 2008
mettre en œuvre des procédures pour la communication des renseignements liés aux immobilisations lorsque celles-ci sont transférées au sein des directions générales et entre les directions générales et les régions.	Mars 2009

Planification de l’équipement TD

Selon le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis du CT, les besoins en matière d’immobilisations doivent être évalués en fonction des contributions prévues aux programmes.

La vérification a permis de constater que la Direction générale de l’exécution de la loi avait mis en place un processus d’analyse de rentabilisation annuel pour l’évaluation des besoins en matière d’équipement TD et que le financement avait été alloué annuellement pour le remplacement de l’équipement TD. Les besoins en matière d’équipement TD étaient évalués et examinés en fonction de divers critères, comme les saisies récentes importantes et les activités antérieures d’application de la loi, l’historique du matériel et le risque. De plus, la Direction générale de l’exécution de la loi, en collaboration avec la Direction générale de l’innovation, des sciences et de la technologie, a tenu un atelier sur l’équipement TD en 2007 afin de mieux connaître les besoins, les technologies et le matériel que l’ASFC doit prendre en considération. Le but premier de cet atelier était de cerner les lacunes en matière de capacité et de favoriser le partage des besoins, des idées et des concepts sur les technologies nouvelles, émergentes ou actuelles qui pourraient améliorer les résultats du programme. L’atelier a également permis de discuter des enjeux touchant les programmes existants dans la Direction générale de l’exécution de la loi en ce qui concerne la formation, l’entretien et les réparations.

Qualité de l’information sur les immobilisations

Systèmes d’information

La Politique sur la gestion du matériel du CT exige que les ministères disposent d’un système de gestion du matériel en place qui :

• respecte les exigences de toutes les normes et politiques applicables du CT qui régissent la gestion de l’information et la technologie de l’information (GI/TI);
• permet de recueillir et de générer des données complètes et précises sur les biens matériels détenus;
• comprend un horaire de prise d’inventaire axée sur le risque;
• s’intègre aux systèmes ministériels d’information financière;
• respecte les objectifs du programme de même que la structure de gestion des ressources et des résultats du ministère;
• soutient en temps opportun les décisions éclairées prises en matière de gestion du matériel.

L’ASFC dépend des SAE pour obtenir l’information intégrée sur l’administration, la comptabilité et le matériel nécessaire à la planification de la gestion et à la prise de décisions, ainsi qu’à la préparation du rapport annuel et des états financiers. Le module financier des SAE contient des renseignements sur chaque immobilisation par l’entremise des fiches d’immobilisation. En ce qui a trait à l’équipement TD, les fiches d’immobilisation comprennent notamment : une description du bien, le numéro de série, la catégorie de bien, la date d’acquisition, la date de la capitalisation, l’amortissement cumulé, la valeur comptable nette, le centre de responsabilité et le centre de coûts.

La vérification a permis de découvrir que la Direction générale de l’exécution de la loi et les bureaux régionaux utilisaient une base de données autonome Access et des feuilles de calcul électronique Excel pour faire le suivi du cycle de vie de l’équipement TD, car les SAE ne répondaient pas à leurs besoins pour le suivi de l’entretien et des réparations, ainsi que pour la collecte de données en vue d’établir des statistiques relatives à l’usage. La base de données Access n’a pas été incorporée aux SAE et son contenu n’a pas été comparé à celui des fiches d’immobilisation afin d’en vérifier la correspondance. De plus, les entrevues réalisées dans les régions ont révélé que certains districts créaient leurs propres bases de données ou feuilles de calcul pour le suivi du cycle de vie des immobilisations. L’utilisation de plusieurs bases de données pour la gestion de l’équipement TD au lieu des SAE entraîne une duplication des efforts et une utilisation inefficace des ressources. En outre, l’utilisation de plusieurs bases de données a nuit à la capacité des SAE de produire des rapports à jour et exacts sur les biens.

Exactitude, fiabilité et cohérence des données des SAE

La Norme comptable 3.1 du CT portant sur les immobilisations exige que les ministères veillent à ce que toutes les immobilisations soient correctement évaluées et comptabilisées. Cette norme exige notamment que :

• les valeurs de capitalisation comprennent les coûts tels le prix d’achat et les frais d’installation et de livraison;
• l’amortissement soit calculé à partir du premier jour du mois suivant le mois où l’immobilisation a commencé à être utilisée;
• le traitement comptable des éléments de même nature soit le même pour chacun à l’intérieur de chaque période comptable et d’une période comptable à une autre.

L’examen d’un échantillon de 85 éléments ayant une valeur d’acquisition de 4 millions de dollars a permis de révéler ce qui suit :

• Les coûts associés à la valeur initiale d’acquisition de l’équipement TD, comme les frais d’expédition, de livraison, d’installation, de formation et de manuels, n’ont pas toujours été immobilisés. Au sein de l’échantillon examiné, 34 éléments ayant une valeur d’acquisition de 1 798 333 $ avaient des coûts associés à l’acquisition initiale totalisant 614 242 $ qui n’avaient pas été immobilisés. Fait à noter, les frais d’installation de trois détecteurs de radiations sur portique, totalisant environ 594 000 $[2] , soit 98 % du prix d’achat (603 780 $), ont été portés aux dépenses plutôt qu’immobilisés. Cette information a des conséquences sur les soldes des immobilisations et la valeur des amortissements dans la préparation des états financiers.
• Les dates du début de l’amortissement des trois détecteurs de radiations sur portique étaient inexactes, car le calcul de leur amortissement avait débuté avant leur installation ou leur mise en service. L’analyse a également permis de dévoiler que des éléments identiques d’équipement TD avaient été classés au chapitre de l’amortissement dans des catégories distinctes avec des taux d’amortissement différents. Une date inexacte de début de l’amortissement et un traitement comptable incohérent donne lieu à un amortissement ne correspondant pas de façon adéquate aux extrants de programmes, ce qui est contraire aux principes comptables.
• Un système mobile VACIS^MD (Système d’inspection des véhicules et du fret) n’a pas été immobilisé dans les SAE. De l’équipement TD a été cédé à l’ASFC en 2005 pour une valeur nominale et n’a pas été immobilisé dans les SAE à une juste valeur marchande. Selon les principes comptables, les biens apportés doivent être comptabilisés à leur juste valeur marchande ou à une valeur nominale s’il est impossible d’estimer leur valeur marchande.

Selon les procédures des SAE, l’information inscrite dans le champ réservé au centre de coûts doit correspondre à l’emplacement de l’immobilisation. Grâce à des entrevues réalisées avec les membres de la Direction générale de l’exécution de la loi et à un examen de la liste de l’équipement TD figurant dans les SAE, la vérification a permis de confirmer que le champ réservé au centre de coûts n’avait pas toujours été rempli dans les SAE pour consigner l’emplacement physique réel de l’équipement TD. Il avait plutôt servi à indiquer le centre de responsabilité ayant financé l’achat du bien. Cette pratique rend plus difficile la vérification de l’existence réelle et de l’emplacement matériel des biens et empêche la Direction générale du contrôle et les gestionnaires du centre de coûts de surveiller et de gérer activement les immobilisations dans leurs domaines respectifs de compétence.

Dans deux régions, la vérification physique de l’équipement TD a permis de révéler dans l’échantillon la présence de 28 éléments (ayant une valeur d’acquisition estimée de 1,7 millions de dollars) sur 104, pour lesquels on ne pouvait faire de rapprochement de données dans les SAE, en raison de répétitions ou d’omissions de numéros de série ou d’un manque d’uniformité dans les descriptions d’éléments identiques. De plus, des biens d’une valeur d’acquisition de 1,3 millions de dollars qui dans les faits ne se trouvaient pas dans cette région figuraient dans le certificat de fin d’exercice 2006-2007 d’une des régions. En raison d’incohérences entre les dossiers autonomes et les dossiers des SAE, la Direction générale de l’exécution de la loi n’a pas signé le certificat de fin d’exercice 2006-2007, qui atteste l’existence et l’emplacement de l’équipement TD.

En outre, la vérification des données des SAE par la Direction générale du contrôle et la Direction générale de l’exécution de la loi ne comprenait pas d’examen des données saisies dans les SAE à partir de la documentation initiale, comme les demandes d’achats et les factures. De plus, il n’y a eu aucune vérification des transactions visant à s’assurer que tous les coûts associés à l’acquisition initiale, comme les frais d’installation, avaient été immobilisés ou que les immobilisations avaient été classées dans les bonnes catégories de biens.

Parce que les données enregistrées dans les SAE ne sont pas exactes, complètes et à jour, l’ASFC ne peut compter sur la fiabilité et l’intégrité de l’information fournie par les SAE sur l’immobilisation de l’équipement TD.

Recommandations :

4. La Direction générale du contrôle devrait, en collaboration avec la Direction générale de l’exécution de la loi, examiner les exigences en matière d’information financière et non financière ainsi que la capacité du système à gérer l’équipement TD.

Plan d’action de la direction	Date d’achèvement
La Direction générale du contrôle et la Direction générale de l’exécution de la loi mettront sur pied des groupes de travail afin :
d’établir les besoins touchant l’information financière et non financière;	31 juillet 2008
de déterminer si les systèmes SAE actuels peuvent répondre à ces besoins.	31 août 2008

5. La Direction générale du contrôle devrait, en collaboration avec la Direction générale de l’exécution de la loi et les bureaux régionaux responsables des finances, réaliser un inventaire physique complet de l’équipement TD dans le but de corriger et de mettre à jour les données des SAE utilisées pour la gestion des finances et des immobilisations.

Plan d’action de la direction	Date d’achèvement
La Direction générale du contrôle fournira un rapport SAE sur les immobilisations à la Direction générale de l’exécution de la loi en vue de l’inventaire de l’équipement TD au sein de la Direction générale de l’exécution de la loi.	Juin 2008
La Direction générale du contrôle et la Direction générale de l’exécution de la loi complèteront leur inventaire physique de l’équipement.	30 septembre 2008
La Direction générale du contrôle fera la mise à jour des données SAE touchant les fiches immobilisation.	31 octobre 2008

Surveillance

Parmi les mesures de contrôle centrales rattachées à l’administration des biens, il est important de veiller à ce que les biens et les dossiers fassent l’objet d’une surveillance périodique visant à s’assurer que les transactions relatives aux biens sont consignées correctement.

Les activités de surveillances des biens de la Direction générale du contrôle comprenaient un contrôle mensuel limité afin de s’assurer de la capitalisation des biens. Ce contrôle comportait une analyse des transactions pour le mois dépassant une valeur de 10 000 $ visant à repérer les erreurs possibles dans la capitalisation de l’équipement TD ou d’autres immobilisations et à prendre des mesures correctrices au besoin. Le contrôle mensuel incluait également la préparation d’un rapport sur les transactions avec une valeur unitaire d’un dollar, cette méthode de consignation des acquisitions de biens dans les SAE ayant été utilisée auparavant dans le but d’éviter la création de fiches immobilisation.

Bien que les procédures de contrôle soient consignées dans le Cadre de contrôle de l'administration financière (CCAF), la vérification a permis de démontrer que le contrôle des biens était insuffisant pour assurer l’exactitude des données des SAE, l’amélioration des pratiques de gestion et le respect des politiques et des procédures du CT et de l’ASFC.

Recommandation :

6. La Direction générale du contrôle devrait, en collaboration avec la Direction générale de l’exécution de la loi, élaborer et mettre en œuvre une stratégie de contrôle de la gestion financière et des biens visant à assurer l’exactitude des données des SAE et leur conformité aux politiques et aux procédures.

Plan d’action de la direction

Date d’achèvement

La Direction générale du contrôle élaborera en 2008-2009 un cadre de contrôle interne relatif aux immobilisations en prévision des états financiers vérifiés. La mise en œuvre du cadre de contrôle traitera des écarts à l’égard des contrôles et comprendra un élément sur la surveillance afin d’assurer que l’information financière dans les SAE soit exacte et respecte les politiques et les procédures afférentes.

Avril 2009

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Annexe A : Critères de vérification

Pratiques visant à assurer une gestion saine et adéquate

• Une organisation structurée, dont les rôles et les responsabilités en matière de gestion des immobilisations sont clairement définis, est en place à l’ASFC.
• Des procédures de gestion des immobilisations sont en place à l’Agence.
• Les politiques et les procédures rattachées à la gestion des immobilisations sont communiquées de façon adéquate au sein de l’Agence.
• Les activités de gestion des immobilisations sont coordonnées et les responsabilités sont réparties en fonction des types de biens.
• Les besoins en matière de formation ont été déterminés et sont satisfaits.
• La planification et les mesures relatives aux besoins concernant les immobilisations sont conformes aux politiques du CT.
• Les données sur les immobilisations font l’objet d’une surveillance périodique afin de s’assurer de l’exactitude des données.
• L’utilisation de l’équipement est contrôlée, et les résultats sont analysés afin de déterminer l’efficacité de l’équipement.

Fiabilité et intégrité des données des SAE

• Les SAE sont utilisés dans la gestion des immobilisations.
• Les normes comptables du CT en matière d’immobilisations sont respectées.
• L’information sur les immobilisations est consignée correctement et prise en compte de façon uniforme dans les SAE.

Annexe B : Politiques, procédures et acronymes

Politiques et procédures

Manuel de Contrôle de l’ASFC – Volume des finances

• Chapitre 6 : Comptabilité d’exercice – Section 1 – Immobilisations et logiciel

Cadre de contrôle de l’administration financière

• Chapitre 4 : Immobilisations
• Chapitre 13 : Procédures de fin d’exercice

Politiques et lignes directrices du CT

• Norme comptable 3.1 – Immobilisations
• Politique sur la gestion du matériel
• Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis
• Gestion du matériel – guide de vérification
• Cadre de responsabilisation de gestion

Acronymes

• ASFC – Agence des services frontaliers du Canada
• SAE – Systèmes administratifs d’entreprise
• TD – Technologie de détection
• CCAF – Cadre de contrôle de l’administration financière
• CT – Conseil du Trésor

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Notes

1. Manuel de Contrôle de l’ASFC, Volume des finances, Cadre de contrôle de l’administration financière, Chapitre 4 : Immobilisations. [Retourne au texte]
2. La facture pour l’installation de quatre détecteurs de radiations sur portique totalisait 792 000 $. Comme l’échantillon portait seulement sur trois de ces quatre détecteurs de radiations sur portique, le coût d’installation pour les trois détecteurs a été estimé à 594 000 $. [Retourne au texte]