Liens de la barre de menu commune
Rapport de vérification interne des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice 2006-2007
Décembre 2007
Table des matières
- Sommaire
- Introduction
- Objectif et étendue de la vérification
- Stratégie et méthodes
- Constatations, recommandations et plans d'action
- Annexe A - Liste des sigles
- Annexe B - Critères de vérification
Sommaire
Contexte
En 2001, le gouvernement du Canada a changé sa méthode comptable de base pour une comptabilité d'exercice intégrale touchant la préparation des états financiers dans le cadre de la Stratégie d'information financière. À l'appui de la comptabilité d'exercice, le Manuel 2006-2007 du receveur général énonce que les sommes négociées au plus tard le 31 mars 2007, mais qui ne sont pas créditées par la Banque du Canada ou toute autre institution financière, sont classifiées comme étant des fonds en transit (FET). Pour l'exercice 2006-2007, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a déclaré des FET totalisant plus de 1,3 milliard de dollars.
En examinant les résultats de la vérification de l'ASFC réalisée dans le cadre des Comptes publics du Canada, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) compte sur les travaux de la Direction de la vérification interne de l'ASFC pour surveiller les activités touchant la démarcation de l'encaisse à la fin de l'exercice. La Direction réalise actuellement une vérification interne d'attestation financière touchant la démarcation de l'encaisse à la fin de l'exercice et elle effectue une vérification indépendante du calcul des FET afin de s'assurer de la précision des FET déclarés par l'ASFC.
Objectif et étendue
L'objectif de la Vérification des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice 2006‑2007 consiste à donner l'assurance que les FET étaient inscrits pour l'exercice approprié et à faire un suivi des résultats de la Vérification des procédures de démarcation de l'encaisse de fin d'exercice 2005-2006. La vérification 2006‑2007 a été effectuée entre juin et août 2007.
L'étendue de la vérification comprenait un suivi des recommandations des opérations de l'exercice précédent et de l'exercice courant à la Direction générale du contrôle de l'ASFC. Un échantillon de rapports des recettes des douanes (formulaires K10) a été prélevé dans huit bureaux régionaux pour la période allant du 29 mars au 31 mai 2007. Les dates de réception de transactions figurant dans ces rapports visaient l'exercice précédent (du 29 au 31 mars 2007).
Énoncé d'assurance
Cette vérification a permis de conclure que l'ASFC a suivi les procédures de fin d'exercice du gouvernement pour l'exercice 2006-2007. La vérification a révélé que les FET étaient inscrits pour l'exercice approprié et aucune erreur importante n'a été constatée. Toutefois, certaines améliorations au processus contribueraient dorénavant à réduire les risques d'erreurs importantes dans les chiffres sur l'encaisse en fin d'exercice.
Constatations de la vérification
Par suite de la vérification de l'année précédente, les mesures de la direction sont toujours en cours. Le 28 février 2007, la Direction générale du contrôle a envoyé aux bureaux régionaux des procédures de fin d'exercice et des directives sur la façon de saisir les recettes à l'écran G11 du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC) en portant une attention particulière au champ « date de réception ». En outre, la Direction générale du contrôle a élaboré une méthodologie structurée relative aux FET et ébauché un guide sur le système G11 du SDSC, lequel a été transmis à la Direction générale de l'admissibilité pour examen. La Direction générale du contrôle a indiqué que le guide serait transmis aux bureaux régionaux avant la fin de l'exercice 2007-2008.
Au cours de la présente vérification, des erreurs ont été constatées pour ce qui est de la « date de réception » à l'écran G11 du SDSC; l'ASFC a repris le calcul des FET et corrigé les erreurs.
Des possibilités d'amélioration ont été indiquées au chapitre de la formation des employés sur la méthodologie relative aux FET et de la séparation des tâches. Des recommandations ont été formulées, telles que préciser la méthodologie relative aux FET, former des employés de façon à assurer la continuité et à conserver la mémoire institutionnelle, et développer des méthodes d'échantillonnage permettant d'examiner les transactions les plus à risque des bureaux régionaux.
Réponse de la direction
Les procédures liées aux FET et au rapprochement bancaire seront modifiées pour inclure des renseignements supplémentaires afin d'assurer une utilisation plus conviviale de ces procédures et d'éclaircir les rôles et les responsabilités. Les tâches relatives à la saisie des données et aux activités de suivi ont été séparées. Des mesures ont été prises pour assurer la formation de nouveaux employés afin de garantir la continuité des fonctions touchant le calcul des FET et le rapprochement bancaire. Le prochain calcul des FET en fin d'exercice comprendra un échantillonnage des opérations à risque.
Outre les mesures déjà prises pour traiter certaines recommandations, la mise en œuvre du Grand livre des recettes devrait simplifier la méthodologie complexe du calcul des FET. L'application du Grand livre est prévue en janvier 2008, pour utilisation subséquente en fin d'exercice 2007‑2008.
Introduction
Chaque année, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) perçoit des recettes totalisant environ 28 milliards de dollars. L'Agence se sert du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC) et des Systèmes administratifs d'entreprise (SAE) pour saisir les recettes déposées au crédit du receveur général du Canada.
À la fin de chaque exercice, la Direction générale du contrôle donne des directives aux bureaux d'entrée et aux bureaux régionaux pour le traitement des paiements comptant reçus à la fin de l'exercice. On entend par « fonds en transit » (FET) des fonds publics reçus et négociables au plus tard le 31 mars, mais qui ne sont pas portés au crédit du receveur général du Canada par la Banque du Canada ou toute autre institution financière. Pour l'exercice 2006-2007, l'ASFC a déclaré des FET totalisant plus de 1,3 milliard de dollars.
La Vérification des procédures de démarcation de l'encaisse de fin d'exercice 2005-2006 avait révélé que les FET étaient déclarées de manière satisfaisante. La vérification avait aussi indiqué l'absence de procédures documentées pour le calcul des FET. Par conséquent, une des recommandations dans le cadre de la vérification consistait à ce que la Direction générale du contrôle donne à tous les bureaux régionaux et bureaux d'entrée des directives précises et complètes sur la façon de saisir à l'écran G11 les paiements comptant reçus en portant une attention particulière au champ « date de réception ».
En examinant les résultats de la vérification de l'ASFC réalisée dans le cadre des Comptes publics du Canada 2006-2007, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) compte sur les travaux de la Direction de la vérification interne de l'ASFC pour surveiller les activités touchant la démarcation de l'encaisse en fin de l'exercice.
Objectif et étendue de la vérification
L'objectif de la Vérification des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice 2006‑2007 consiste à donner l'assurance que les FET étaient inscrits pour l'exercice approprié et à faire un suivi des résultats de la Vérification des procédures de démarcation de l'encaisse de fin d'exercice 2005-2006. La vérification a été effectuée entre juin et août 2007.
L'étendue de la vérification comprenait un suivi des recommandations de l'exercice précédent et des opérations de l'exercice courant à la Direction générale du contrôle. Un échantillon de rapports des recettes des douanes (formulaires K10) a été prélevé dans huit bureaux régionaux pour la période allant du 29 mars au 31 mai 2007. Les dates de réception de transactions figurant dans ces rapports visaient l'exercice précédent (du 29 au 31 mars 2007).
Stratégie et méthodes
La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. La stratégie adoptée pour réaliser la vérification comprenait les éléments suivants :
- examen des directives et des méthodes de la Direction générale du contrôle touchant le traitement des recettes de fin d'exercice;
- entrevues avec des intervenants chargés de la gestion et de la perception de l'encaisse en fin d'exercice;
- examen des champs de l'écran G11 du SDSC (système permettant de rassembler toutes les saisies de paiements faites à l'ASFC) et échantillonnage des données stratifiées basées sur l'importance relative;
- examen des rapports des recettes des douanes (formulaires K10) de façon à comparer la date de réception aux données du champ « date de réception ». Ce processus nécessite l'examen des documents de versement et les pièces comptables, p. ex. feuille de travail K10, livre de caisse, reçus, factures (le cas échéant), copie papier de l'écran G11, bordereau de dépôt bancaire estampillé par la banque et rapport déficits/excédents (le cas échéant);
- confirmation de la valeur des FET selon les champs pertinents de l'écran G11 du SDSC pour cet exercice, et examen des recommandations de la vérification de l'exercice précédent touchant les corrections au grand livre général.
Constatations, recommandations et plans d'action
Dans l'ensemble, la procédure de démarcation de l'encaisse à la clôture de l'exercice a été suivie et les FET ont été déclarés par la Direction générale du contrôle conformément aux politiques, aux procédures et aux méthodes de fin d'exercice du gouvernement. Par suite de la vérification précédente, la Direction générale du contrôle a établi une procédure de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice (le 28 février 2007), laquelle donnait à tous les bureaux régionaux et bureaux d'entrée des directives précises et complètes sur la façon d'entrer les données dans le champ « date de réception » à l'écran G11. Également, la Direction générale du contrôle a documenté la procédure touchant le calcul des FET.
Au cours de la présente vérification, des erreurs de saisie ont été constatées dans le champ « date de réception » à l'écran G11 du SDSC. Ces erreurs ont en grande partie été constatées et corrigées par la Direction générale du contrôle lors du calcul des FET. Un écart négligeable a été relevé en ce qui touche le montant des FET déclarés, et cet écart a été signalé à la Direction générale du contrôle pour examen complémentaire.
Des possibilités d'amélioration ont été indiquées au chapitre de la formation des employés sur la méthodologie relative aux FET et de la séparation des tâches. Des recommandations ont été formulées, telles que préciser la méthodologie relative aux FET, former des employés de façon à assurer la continuité et à conserver la mémoire institutionnelle, et développer des méthodes d'échantillonnage permettant d'examiner les transactions les plus à risque des bureaux régionaux.
Pertinence des systèmes et des procédures touchant les recettes
Des procédures touchant la saisie des données de démarcation de l'encaisse, le rapprochement bancaire et le calcul des FET étaient en place de façon à respecter les politiques et les procédures de fin d'exercice du gouvernement. Toutefois, ces procédures sont techniques et elles sont compliquées pour les employés. La haute direction n'a pas approuvé officiellement le montant définitif des FET déclarés dans les Comptes publics du Canada.
Procédures de fin d'exercice et directives sur la saisie des données de démarcation de l'encaisse à l'intention des employés régionaux
Par suite de la vérification de l'année précédente, les mesures de la direction sont en cours. Le 28 février 2007, la Direction générale du contrôle a envoyé aux bureaux régionaux des procédures de fin d'exercice et des directives sur la façon d'entrer les recettes à l'écran G11 du SDSC en portant une attention particulière au champ « date de réception ». La Direction générale a aussi organisé des conférences téléphoniques mensuelles de façon à mieux communiquer et mieux faire connaître les exigences. Au total, 75 des 200 bureaux ont accusé réception des procédures en signant et en retournant un certificat indiquant que les procédures avaient été communiquées, comprises et qu'elles avaient fait l'objet de discussions avec les employés régionaux visés (p. ex. surintendants, superviseurs et caissiers). En outre, les bureaux ont obtenu des précisions, le cas échéant, de la Direction générale du contrôle.
Dans le cadre de la vérification, les régions ont été invitées à indiquer si les procédures de fin d'exercice étaient acceptables. À leur avis, les procédures de fin d'exercice sont pertinentes pour ce qui est de l'inscription des paiements à la fin de l'exercice. Elles ont néanmoins fait observer que le fuseau horaire, pour ce qui est de la démarcation de l'encaisse, devrait être précisé dans les procédures, et qu'un lexique à la fin du document serait utile aux employés régionaux qui ne connaissent pas les termes comptables.
En outre, la Direction générale du contrôle a rédigé un guide provisoire sur le système G11 du SDSC, lequel a été examiné par la Direction générale de l'admissibilité. Une vue d'ensemble complète et une explication de toutes les fonctions utilisées dans le système G11 du SDSC devraient figurer dans le guide. Un groupe d'utilisateurs formé d'employés régionaux est en train de mettre la dernière main au guide, lequel devrait être publié au cours du présent exercice.
Procédure touchant le rapprochement bancaire à la Direction générale du contrôle
La Direction générale du contrôle est chargée de faire le rapprochement de tous les versements effectués dans les bureaux régionaux de l'ASFC au nom du receveur général du Canada. Bien que le rapprochement soit principalement axé sur le Grand livre des recettes, la comptabilisation appropriée de tous les versements est assurée à l'aide de l'écran G11 du SDSC, d'outils et de diverses techniques. La procédure sur le rapprochement bancaire est technique et ne comprend pas un survol général des principaux éléments, comme les tâches, les responsabilités et les liens vers d'autres systèmes. Des renseignements et des directives supplémentaires permettraient de mieux comprendre les divers processus de façon à faire le rapprochement bancaire en temps opportun, à assurer la continuité et à conserver la mémoire institutionnelle.
Fonds en transit
La vérification a révélé que la procédure relative aux FET avait un caractère officiel, mais qu'elle n'avait pas été officiellement approuvée par la haute direction. La procédure relative aux FET a été créée et suivie par la Direction générale du contrôle. Une revue générale de la procédure nous a permis de constater que la marche à suivre était technique et qu'elle nécessitait des détails supplémentaires de sorte que le personnel des finances, qui ne connaît peut-être pas les systèmes et procédures sur les finances de l'ASFC, ou son rôle, ses responsabilités et ses pouvoirs, puisse comprendre et suivre la procédure en question.
La vérification a aussi révélé qu'une seule personne à la Direction générale du contrôle avait une bonne connaissance des FET. Par conséquent, si cette personne quittait l'Agence, il y aurait risque de perdre la mémoire institutionnelle, la continuité et la capacité fonctionnelle.
Également, le montant définitif relatif aux FET a été arrêté et présenté verbalement à la Direction générale du contrôle de sorte que cette dernière accepte le montant à déclarer dans les Comptes publics du Canada. L'approbation verbale ne facilite pas le suivi des dates des examens; en outre, elle ne permet pas de veiller à ce que les corrections nécessaires soient apportées.
Recommandation
- La Direction générale du contrôle doit :
- mettre la dernière main aux procédures touchant le calcul des FET et le rapprochement bancaire de façon à inclure une vue d'ensemble du processus, à délimiter avec précision les rôles et les responsabilités et à joindre une description des systèmes et des données connexes;
- donner de la formation et élaborer une stratégie de relève/remplacement de façon à conserver la mémoire institutionnelle et à assurer la capacité fonctionnelle;
- modifier la procédure afin d'inclure l'approbation écrite du montant des FET à déclarer dans les Comptes publics du Canada.
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
| Points a) et c) : À court terme, les procédures concernant le rapprochement bancaire et le calcul des FET, actuellement en usage, seront modifiées pour tenir compte de la mise en œuvre du Grand livre des recettes et afin d'inclure un aperçu des procédures et une discussion de leurs objectifs, ainsi qu'une précision à l'égard du partage des rôles et des responsabilités de la Direction générale du contrôle. La procédure relative au calcul des FET sera également révisée pour inclure les étapes à suivre lors de l'obtention d'une approbation écrite du montant des FET. | Janvier 2008 |
| Au chapitre de l'exercice de préparation des énoncés financiers vérifiés de l'Agence, la Direction générale élaborera un cadre de contrôle financier des recettes. Toute procédure liée aux recettes sera examinée et modifiée afin d'inclure une vue d'ensemble, l'objectif et une précision à l'égard du partage des rôles et des responsabilités. | Juillet 2008 |
| Point b) : Au moins un autre employé sera formé d'ici la fin de l'exercice à venir. | Juillet 2008 |
Inscription des recettes
Les régions ne se soumettaient pas toujours aux exigences selon lesquelles chaque dépôt doit être justifié par un rapport des recettes des douanes (formulaire K10). Les tâches touchant le rapprochement bancaire au sein de la Direction générale du contrôle n'étaient pas séparées de façon appropriée, l'employé étant à la fois chargé de la saisie des données de démarcation de l'encaisse et du rapprochement bancaire.
Feuilles de travail (formulaire K10)
Une fois conclue, la transaction est inscrite sur la feuille de travail du formulaire K10 et dans un livre de caisse. À la fin de la journée, le montant est habituellement déposé à la banque et devrait comprendre le numéro d'autorisation bancaire (NAB). Le lendemain, lorsque le bordereau de dépôt bancaire estampillé par la banque est retourné, la transaction est entrée dans le système G11 du SDSC. Aux fins de contrôle, le système ne permet pas aux régions d'antidater des paiements après quelques jours, et les régions ont eu comme directive de demander à la Direction générale du contrôle d'entrer les paiements dans le système G11 pour elles.
Selon les procédures de versement à la fin de l'exercice précédent, un dépôt/NAB comprend seulement un formulaire K10, le montant total en dollars étant réparti entre les codes de recettes appropriés qui figurent dans les documents de paiement. La vérification a révélé que ce processus n'était pas toujours suivi. Cette inobservation a engendré un accroissement de la charge de travail en ce qui concerne le rapprochement des montants à la Direction générale du contrôle, c'est-à-dire que les montants sans correspondance doivent être appariés manuellement pour calculer les FET.
Rapprochement bancaire
La vérification a révélé que les tâches relatives à la saisie des données de démarcation de l'encaisse et aux activités de suivi avaient été assignées à la même personne. Au moment de la vérification, la personne en question pouvait avoir accès au système G11 du SDSC afin d'ajouter, de modifier et de supprimer des rapports des recettes des douanes tout en appariant les versements aux relevés bancaires. La Direction générale du contrôle compte sur des données appariées précises et complètes avant de procéder au calcul des FET. Bien que la vérification n'ait pas révélé de problèmes associés à cette absence de séparation, le double accès pourrait poser problème au chapitre de l'intégrité et de la fiabilité des données. Il est à noter que dans la Vérification de la gestion de la trésorerie de 2006 la question de la séparation des tâches avait été identifiée comme un élément problématique à la Direction générale du contrôle.
Recommandation
- La Direction générale du contrôle doit examiner les tâches touchant le rapprochement bancaire et veiller à ce qu'elles soient séparées comme il se doit.
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
| Les tâches touchant la saisie des données de démarcation de l'encaisse et les activités de suivi sont désormais assignées à différentes personnes. En fait, toutes les mises à jour dans le système G11 du SDSC sont effectuées par un commis aux recettes, tandis que le rapprochement ou l'appariement des montants est exécuté par les autres employés responsables du rapprochement des comptes.
|
Achevé |
| Un deuxième employé est actuellement en formation à titre de remplacement pour effectuer les tâches liées à la saisie des données de démarcation de l'encaisse.
|
Décembre 2007 |
Méthodes de calcul des fonds en transit et contrôles internes
Des erreurs dans le champ « date de réception » doivent être corrigées manuellement par la Direction générale du contrôle.
Précision de la date de clôture pour ce qui est de la saisie des données de démarcation de l'encaisse
Dans le système G11 du SDSC, il faut remplir deux champs obligatoires, à savoir la « date de réception », soit la date où le paiement a été reçu dans les bureaux régionaux, et la « date de dépôt », soit la date où le montant a été déposé dans une institution financière. Les bureaux d'entrée et régionaux doivent faire preuve de prudence lorsqu'ils comptabilisent et déclarent les montants reçus au plus tard le 31 mars comme étant « l'encaisse de l'exercice précédent », indépendamment de la date où ces montants ont été réellement déposés afin que les FET soient indiqués et déclarés correctement. Le système G11 affiche ces montants au Grand livre des recettes en fonction de la date de saisie.
En examinant 57 rapports des recettes des douanes supérieurs à 100 000 $, la vérification a révélé 4 cas négligeables où la « date de réception » saisie dans le système G11 était, en fait, la date de dépôt. Plus précisément, certains versements effectués le 31 mars indiquaient que la « date de réception » était le 3 avril, ce qui, en fait, était la date du dépôt à la banque. Des directives à la fin de l'exercice font ressortir la nécessité d'indiquer tous les fonds reçus au 31 mars comme ayant été reçus au cours du même exercice, sans tenir compte de la date de saisie ou de dépôt. La plupart des caissiers se soumettaient à cette exigence; toutefois, certaines erreurs ont été constatées, les fonds ayant été saisis comme s'ils avaient été reçus au cours du nouvel exercice. Ces erreurs ont été commises parce que les employés régionaux ne connaissaient pas les directives, que les directives étaient manquantes ou égarées ou parce que le superviseur n'effectuait pas d'examens. Si la « date de réception » n'est pas saisie correctement, les fonds et les comptes débiteurs ne seront pas indiqués correctement à la fin de l'exercice.
Intégralité de la méthodologie relative aux FET
Le calcul des FET est une fonction automatisée du système financier de l'Agence et la « date de réception » en est l'élément moteur. La méthodologie actuelle relative aux FET comprend une manœuvre manuelle afin de réduire le risque d'erreurs liées au champ « date de réception » décrit ci-dessus. La vérification a révélé que la méthodologie ne comprenait pas d'échantillonnage ou de confirmation des transactions K10 les plus à risque pour les derniers jours de l'exercice financier précédent et les premiers jours du nouvel exercice. Les montants reçus avant la fin de l'exercice risquent de ne pas être compris dans les FET si la « date de réception » n'est pas saisie correctement dans le système G11 du SDSC. Cette étape supplémentaire permettrait de valider davantage les FET déclarés.
Recommandation
- La Direction générale du contrôle doit élaborer des méthodes d'échantillonnage permettant d'examiner les transactions les plus à risque des bureaux régionaux.
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
| À l'heure actuelle, le calcul des FET est fondé sur les montants dans le système G11, qui correspondent aux dépôts effectués en avril. En sus de cette sélection, des échantillons du dernier jour de l'exercice précédent et des premiers jours du nouvel exercice seront inclus dans le calcul de la fin d'exercice suivant.
|
Juillet 2008 |
Annexe A - Liste des sigles
| Sigle | Description |
|---|---|
| ASFC | Agence des services frontaliers du Canada |
| BVG | Bureau du vérificateur général du Canada |
| Écran G11 du SDSC | Écran G11 du Système des douanes pour le secteur commercial — menu secondaire |
| FET | Fonds en transit |
| Formulaire K10 | Rapport des recettes des douanes |
| SAE | Systèmes administratifs d'entreprise |
Annexe B - Critères de vérification
| Secteur d'intérêt | Critères de vérification |
|---|---|
| Pertinence des procédures et du suivi des régions |
|
| Inscription des recettes |
|
| Méthodes de calcul des fonds en transit et contrôles internes |
|
